こんにちは！オフィス電話本舗新人のMです。
今回はビジネスフォンと家庭用の電話機の違いについてご説明したいと思います。
まずは簡単に図にしてみましたので下記をご覧ください。
これだけ見てもまだよくわからないかと思います。
例えば、
オフィスで社員の方が電話を取った後、電話のボタンをピッと押し、
「〇〇課長、外線2番に△△さんからお電話です」
と告げて電話を切る。
こんなシーン、ドラマやどこかのオフィスでご覧になったことありませんか？
これこそまさにビジネスフォンの機能を使いこなしている場面になります。
これが家庭用の電話機だとどうでしょうか？
家族の誰かが電話をとり、電話のボタンをピッと押す。
そしてその人は
「〇〇～！！△△さんから電話よ～！！」
と大きな声で家族を呼ぶが、家族の返答はなく、結局その家族の元まで呼びに行く。
呼ばれた家族は慌てて電話のところにかけていく。
こんな感じになりませんか？
子機があればもう少しスマートなやりとりになるかもしれませんが、それでも電話を保留している最中に同じ電話から家族に電話をかけることはできないので、一度家族のところまでいかなければいけませんよね。
では、この違いはどうして生まれるのでしょうか？
ビジネスフォンは複数の外線と内線、内線同士をつなぐことができる！
ビジネスフォンは、主装置という小型の交換機を使って、複数の外線と内線、内線同士をつなぐことができます、
複数の外線というのは、複数の電話番号があるということです。
この複数の外線と内線をつなぐことで、違う電話番号の電話を同じ電話機で受けることができます。また、同じ電話番号を複数の電話機で受けることも可能です。
また、内線同士もつないでいるため、同じ事業所内の場合、その人のところに行かなくても内線を使って話すことが可能になります。
ビジネスフォンのメリット～家庭用電話機とはここが違う～
ビジネスフォンのメリット①電話の台数分の外線がいらない
上にも書いた通り、ビジネスフォンでは違う電話番号の電話を同じ電話機で受けたり、同じ電話番号の電話を違う電話機で受けることができます。
例えば、〇×会社では同じ部署のＡさんのデスクとＢさんのデスク、違う部署のCさんのデスク、Dさんのデスクに電話機を置きたいと考えています。
そのため、設置する電話機の数は4台です。
家庭用電話機の場合は、このとき4つの外線が必要です。
しかし、ＡさんとＢさんは同じ部署のため、会社としては同じ電話番号を使いたいと思っています。
この時、ビジネスフォンなら外線3つで4台の電話機を使うことができます。
ＡさんとＢさんが同じ電話番号、CさんとDさんがそれぞれ違う番号です。
ビジネスフォンのメリット②通話中の着信も他の電話機で受けることができる
家庭用電話機でそれぞれの番号で出られるのは、それに対応したそれぞれの電話機だけです。
しかし、ビジネスフォンなら設定や操作によって別の電話機でも違う電話番号にかかってきた電話を受けることができます。
また、家庭用の電話機だと電話使用中はさらにかかってきた電話を受けることが来ません。
しかし、ビジネスフォンの場合通話中に同じ外線にかかってきた電話を他の外線回線を使って別の電話機で受けることができます。
つまり、ビジネスフォンを導入した〇×会社では、Dさんの電話が通話中、追加で着信したDさんの番号にかかってきた電話をAさんが受けることができるのです。
また、設定によっては通話中に着信があった時に設定しておいたメッセージを流すこともできます。(「ただいま電話に出ることができません。大変申し訳ありませんが時間をおいておかけ直しください」など)
ビジネスフォンのメリット③内線同士で話せる(通話料不要)
ビジネスフォンは内線同士で話すことができるため、広いオフィスや複数階にまたがっているオフィスなどでは大変便利です。
しかも、内線は会社内の設備を使っているだけなので通話料がかかりません。
ビジネスフォンのメリット④外線保留時も内線同士で話せる
内線同士の通話は外線保留時にも行うことができます。
そのため、外線の通話で何か社内の人に確認を取りたくなった時、外線を保留にしながら内線を社内の人にかけ、確認をすることができます。
外線の相手をお待たせする時間が少なくなり、スムーズです。
ビジネスフォンのメリット⑤保留転送！保留した外線を違う電話機で受けられる
一度受けた外線を保留にし、違う電話機で受けることができます。この機能を保留転送と言います。
「ビジネスフォンのメリット④外線保留時も内線同士で話せる」と組み合わせて使えば、Bさんが受けた外線を保留にし、内線でCさんと通話、外線の相手の名前や用件を伝えてからCさんが転送された外線を受けることができるのです。
転送相手はすでに話した内容をまた話す必要がなく、スムーズなやりとりを行うことができます。
ビジネスフォンのメリット⑥他にもいろいろな機能がある(鳴らす電話機の設定機能、録音機能、外線転送機能など)
ビジネスフォンには他にも業務に役立つ様々な機能があります。
外線によって鳴る電話機の範囲の設定はもちろん、通話内容を録音できる機能、内線だけでなく外出先の社員の携帯に転送できる機能など様々です。
機能はオフィス電話本舗のこちらのページでもご紹介していますので是非ご覧ください。
「ビジネスフォンの機能」
この機能はメーカーや機種、オプションなどによって異なります。
希望の機能がある場合にはぜひご相談ください。
ビジネスフォンのデメリット～家庭用電話機とここが違う～
大変便利なビジネスフォンですが、場合によってはデメリットがあります。
ビジネスフォンのデメリット①初期費用が掛かる
家庭用の電話機よりもビジネスフォンの導入は費用が掛かります。
電話機本体はもちろん、複数の外線と内線をつなぐための小型交換機である主装置の費用、工事費用などがかかるためです。
しかし「ビジネスフォンのメリット①電話の台数分の外線がいらない」にも書いた通り、外線を契約する数が場合によっては大幅に減らせること、またリース契約を結ぶこともできるため初期費用を抑えられる場合もあります！
ビジネスフォンのリース契約についてはオフィス電話本舗のブログの「ビジネスフォンのリースをわかりやすく解説してみた」で詳しくご紹介していますのでぜひご覧ください。
ビジネスフォンのデメリット②導入に時間がかかる
ビジネスフォンは配線、回線工事などを行う必要があるため、家庭用電話機よりも導入に時間がかかります。
また、この工事は自分ではできず専門の業者に頼む必要があるため、日程を調整する必要もあります。
もしビジネスフォンの導入をお急ぎの場合にはぜひ早めにオフィス電話本舗までお問い合わせください。
電話開通までのお時間についてはオフィス電話本舗のブログ「電話開通までどのくらい時間がかかるの？」で詳しく解説しておりますので是非ご覧ください。
ビジネスフォンと家庭用電話機の違いまとめ
ここまでにご紹介したビジネスフォンと家庭用電話機の違いをまとめてみました。
| 家庭用電話機 | ビジネスフォン | |
|---|---|---|
| メリット |
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| デメリット |
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いかがでしたでしょうか？
ビジネスフォンの導入をお考えの方は是非一度オフィス電話本舗までお気軽にお問い合わせください！
