こんにちは。オフィス電話本舗新人のMです。
「ビジネスフォンの機能ってたくさんあるけれど、実際に使うのってどんな機能なんだろう？」と疑問に思ったことはありますか？
今回はあると嬉しい、ビジネスフォンの人気機能について詳しくご紹介します！
ビジネスフォンの基本機能
まずはビジネスフォンの基本機能についてです。
ビジネスフォンは以下の機能が代表的な機能としてどの機種にも実装されています。
- 外部電話への発着信
- 保留転送
- 内線
- 代表組
保留転送とは、外線着信を一度保留にし、別の電話機に転送する機能のことです。
代表組はビジネスフォンの機種というより回線側のサービスになります。
役所や病院、大きな会社などの電話番号の横に(代表)と書いてあるのを見たことがある方も多いのではないでしょうか？
これは契約している複数の外線の中で代表の番号を決め、その代表番号にかかってきた着信を、代表番号が通話中なら次の番号に、その番号も通話中ならその次の番号にと外線が流れていく仕組みになっています。
ビジネスフォンの人気機能
次はビジネスフォンの人気機能についてです。
人気機能については、回線や機種によってその機能を搭載しているかどうかや、機能の名称が異なることがあります。気になる機能がある場合にはぜひお気軽にお問い合わせください。その機能が使える回線・機種をご紹介いたします♪
通話録音
通話録音とは、文字通り通話を録音する機能です。
自動で通話を録音するタイプ、ボタンを押すと録音を開始する任意のタイプがあり、設定によって変えることもできます。
通話を録音しておければ、メモの取り忘れやうまく聞き取れなかったことがあっても安心です。
また、何かトラブルがあった時の解決にも利用できます。
最近では通話を録音していることを相手にアナウンスで伝える会社も増えてきました。
相手に通話を録音していることを伝えると、相手の電話マナーが向上したり、しつこい営業や詐欺などを抑制する効果が認められています。
HITACHI「S-integral」の場合、戻って録音という機能もあります。
録音していなかった通話も、あとからさかのぼって保存できる機能です、
他にもS-integralの通話録音には以下の便利な機能もあります。
- 録音終了後スマートフォンにメールや電話で通知し、通知された端末で録音再生が可能
- 録音内容をパソコンやサーバーに保存可能
- 市販の音声合成アプリケーションで作成した応答メッセージを設定可能
S-integralシリーズはこちら「S-integral Type S」「S-integral Type L」
メーカーサイトはコチラ：ビジネスホン S-integral（日立マルチコミュニケーションシステム）：日立情報通信エンジニアリング
防犯対策
ビジネスフォンで防犯対策をすることができるってご存知でしたか？
ここではサクサ「PLATIAⅡ」を例に挙げたいと思います。
PLATIAⅡは電話機のセンサーで不審者を察知、設定した番号にすぐ通報することができます。
また、その場にいなくてもスピーカーモードで通話状態にし、犯人に声をかけることもできます。
また、緊急地震速報が発令された際にはサクサが運営するサーバーからも配信し、電話機のLED表示、音声ガイダンスで知らせてくれます。
PLATIAⅡシリーズはこちら「PLATIAⅡ」
メーカーサイトはコチラ：ビジネスフォン（ビジネスホン）PLATIAⅡ ＜製品・システム情報＞｜サクサグループ
ヘッドセット接続
ビジネスフォンはヘッドセットを接続して使用することができます。
普段の電話機だと片手が受話器でふさがれてしまいますが、ヘッドセットが利用できれば両手が使えるため、電話と同時にパソコン入力をする業務がある場合には大変便利です。
また、ヘッドセットによってはノイズキャンセル機能があるものもあり、近くで同時にいくつも通話を行うコールセンターなどでは聞き取りやすくなるため重宝されています。
別拠点でも同番号で発着信や内線が可能
IP回線(光回線)を使用している場合など、別拠点でも同番号で発着信や内線が可能になるケースがあります。
AとBという2つのオフィスを同じ電話番号で発着信したり、テレワーク中の社員のスマートフォンも同じ電話番号で発着信したり、内線を使用して通話料をかけずに通話することもできます。
テレワークの際の便利な機能としては当ブログの「ビジネスフォンを利用してテレワーク推進！【IP-PBX、クラウドPBX、どこでもホンとは？】」でもご紹介していますので是非ご覧ください。
フォーバルテレコムが提供する「どこでもホン」やりとりイメージ図(詳しくは上記ブログページより)
こんな時に便利な機能！
新人育成・電話対応研修に便利！モニタリング機能
新人育成や電話対応についての研修などに便利なのがモニタリング機能です。
この機能では外部との通話を別の電話機から聞くことができます。(音声発信はできません)
そのため、一人での電話対応に慣れない社員の見守りや、電話対応の質の確認、逆に電話対応が上手な社員のやりとりを聞くことで他社員のスキル向上などに活かすことができます。
また、クレーム対応などもモニタリング機能を使うことで、相手を刺激せず、しかし社員一人に任せずに対応ができるため非常に便利です。
担当者のみ着信に対応したい！音声自動応答システム(IVR)
「電話の取次が多く、そのたびに仕事の手が止まってしまう」「担当者のみその着信に対応できるようにし、もっと業務の効率化をしたい」そんな時に便利なのが音声自動応答システム(IVR) です。
音声自動応答システム【IVR ( Interactive Voice Response )】とは、企業の電話窓口で音声による自動応答を行うコンピュータシステムです。
発信者のダイヤル操作に合わせて、あらかじめ録音してある音声を発信者側に自動再生し、効率的に担当者につなげます。
時間外の着信も無視したくない！留守電の曜日・時間帯指定応答
電話対応の時間を区切るのは業務の効率化の上でとても重要です。しかし、忙しいお客様やふと気になって問い合わせをしたお客様などは時間外に電話をかけることがあります。
時間外の着信を次につなげるために大事なのは、「留守電を残そう」「またかけなおそう」とお客様に思っていただくことです。
そこで効果的なのが留守電の曜日・時間帯指定応答の機能になります。
この機能では曜日や時間帯ごとに応答メッセージの設定、留守電録音のオンオフの設定などを行うことができます。
留守電に残してほしい事項や、折り返し連絡が可能な日程、次の営業日などその時々に適したメッセージをお客様に伝えることで次の問い合わせにつながる可能性が向上します。
ビジネスフォンの機能を使いこなそう！
ビジネスフォンには今回ご紹介したもの以外にも便利な機能がいくつもあります。
機能の詳細を知り、使いこなすことで、業務の効率化、経費削減につながります。
これからビジネスフォンを導入される方は、ぜひ自社に合った機能をもつビジネスフォンを見つけて導入してください。
自社に合ったビジネスフォンに悩むという方は、お気軽にオフィス電話本舗までお問い合わせください。
