会社で使用するビジネスフォン、使い方次第では業務効率をアップさせることも可能です。
ビジネスを円滑に進めるためにも、ビジネスフォンの効率的な使い方をマスターしておくことは重要です。
効率的に使うことにより、ビジネスフォン本来の効果を期待できます。
業務効率をアップさせるビジネスフォンの使い方１～ダイヤル機能～
ビジネスフォンを使って電話をかける場合、普通はかけたい相手の番号をダイヤルすればつながります。
しかしその他にも、もっと簡単に相手に電話をかける方法があります。
その機能がワンタッチダイヤル、短縮ダイヤルリダイヤル発信です。
ワンタッチダイヤルは、会社の取引先や業務提携の相手など、電話をかける頻度の高い電話番号を、事前に電話機に登録できる機能となります。
ワンタッチ機能に登録することで、次回は電話番号を押すことなく相手にワンプッシュで発信できます。
そして、短縮ダイヤルは電話番号よりも短い番号で相手につながる機能です。
更にリダイヤル発信は、以前かけた電話番号にボタン一つだけで発信できるものです。
業務効率をアップさせるビジネスフォンの使い方２～着信代理応答～
業務効率をアップさせるビジネスフォンの使い方として、着信代理応答の有効活用が挙げられます。
着信代理応答は、ビジネスフォンの電話を受けた時、オフィスに不在の社員に代わり内線電話を受けることができます
この機能を使えば、他の電話に対して内線着信がかかった時、指定の番号を押せば相手とすぐに通話できます。
仕事で忙しい時、その場で内線電話を取れますのでとても便利です。
大きなオフィスであれば、オフィス内に不在の社員も多いのでとても助かるでしょう。
着信代理応答を使うことで、業務効率に期待が持てます。
業務効率をアップさせるビジネスフォンの使い方３～保留転送～
業務効率のための使い方としては、保留転送の活用も挙げられます。
ビジネスフォンの特徴として、内線の保留転送があります。
保留転送には、口頭転送と内線転送という機能が備わっています。
口頭転送は近場にいる社員に保留中の電話があることを口頭で伝え、直接受け取ってもらうものです。
内線転送は遠く離れた社員に転送中の電話があることを電話で伝え、保留中の電話を受け取ってもらうことです。
状況によって使い分けるようにしましょう。
保留転送により、相手にすぐに電話をつなげることができます。
まとめ
このようにビジネスフォンというものは、装備機能を使いこなすことで業務の効率化を期待できます。
ビジネスフォンにどのような機能があるのか、一度確認してみてください。
そして活用できる機能があれば有効活用していきましょう。
