ビジネス相手への連絡はメールやFAXで行い、会社内ではクラウド上の自社システムで情報を共有する、そんな企業も増えてきているかもしれません。
しかし、だからといってビジネスフォンが不要になったというわけではありません。
名刺の連絡先に携帯番号しかなければ、ここの会社は大丈夫なのか？と不安に思う人もいるでしょう。
また、消費者の立場からすれば、企業に連絡する際にはフリーダイヤルが望ましいと思う人が多いはずです。
多種多様な連絡手段がある昨今においても、企業にとって“ビジネスフォン”は社会的信用を得るために必要不可欠な存在なのです。
今回のコラムでは、ビジネスフォンの選び方から導入の流れまでを総合的にご紹介します！
ビジネスフォンの選び方
一言でビジネスフォンといっても、メーカーや機種、そして回線選びなど選択肢はたくさんあります。
検討を始めたはいいが、あまりの種類の多さに「どうやって選べばいいの？」と困惑してしまうケースも多いのです。
まず、ビジネスフォンの選択に関しては各企業によって全く異なります。
自社がビジネスフォンシステム導入によりどのような効果を望んでいるのか、要望を明確にする事が先決です。
同時通話での会議を行いたいのか、留守中の応答を望むのかなど、業種によってその要望は多種多様なものです。
・開業したばかりでスタッフ数が少ない
・営業社員が多く、事務所の不在時間が長い
・通話さえ出来れば良い
・内線をスマホへ転送したい
・とにかく価格が安いところが良い
上記の様に、社員の細かな要望をまとめ、それらを実現できるメーカーや機種を絞り込むことで初めて、自社に最適な製品が選択出来るのです。
予算は予め決めておこう！
ビジネスフォンシステムに対する要望や、具体的な使用目的を挙げると同時に大切なポイントが明確な予算の設定です。
予算に関しては、導入時の初期費用と、その後毎月発生する通信費の二つを考慮して選ぶことが大切です。
導入時の費用としては、製品自体を新品又は中古で購入するか、リースするかという選択肢があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。
新品であれば、当然最新機能が利用でき故障の心配も少ないですが、コストは一番かかります。
中古は、製品購入のコストは抑える事が出来ますが、故障による修理費の発生や、部品買い換えの必要が出てくるなど、新品よりも高くついてしまう可能性があります。
また各オプションサービスの利用により、初期費用が高くなる場合もあります。
便利なオプション機能は一見魅力的に感じますが、現状の自社システムにおいて不要なものは契約時に申し込まずにおくことが賢明と言えます。
使用しないオプション機能の費用を支払い続けることが無いよう、契約時に精査することが大切です。
ビジネスフォン導入までの流れについて
では具体的なを導入の流れについて、ご紹介しましょう。
まず、自社内で具体的な導入方法を決定し、サービス販売店の選択を行います。
（ここでは、販売店の選択に関する内容は割愛します）
サービス販売店により、電話の利用状況や希望内容のヒアリング、実際に工事が可能かどうかの現地調査が行われます。
そして、現地調査で問題がなければ見積り金額が提示され、回線工事が施工されます。
工事自体は、大規模な工事を必要としない場合であれば、半日～1日程度の短期間で終わります。
工事後、ビジネスフォンの各機器が設置され、、通話テストが行われ完了です。
本当に必要かどうかを判断するシビアな目を持とう
現代において、電話は企業の信頼という意味で、必要性の高い製品です。
社員数やお客様からの問い合わせが増加した場合などは、導入を検討するといいでしょう。
ビジネスの生産性の向上や、人件費などのコスト削減など、そのメリットは多くありますが、導入や運用の費用や、管理業務の増加など、デメリットに関しても忘れずに考慮する事が重要です。
販売店によっては、企業に最適な導入・運用方法、具体的な機器の選定に関するコンサルティングを行っていますので、それらのサービスを有効的に使ってみる事もおすすめです。
