企業や店舗の注文受付などで、記載されている電話番号が「0120」や「0800」などのフリーダイヤルになっているのをよく見かけるのではないでしょうか。
発信者の通話料がかからないフリーダイヤルは、利用者にとってコストをかけずに気軽に電話をかけられるため、顧客からの問い合わせや注文など、電話が多い企業はぜひ活用したいツールの一つです。
この記事では、企業で現在使用しているビジネスフォンでフリーダイヤルを利用する方法や、メリットとデメリットについて解説していきます。
ビジネスフォンにフリーダイヤルを設定するには
「0120」や「0800」などのフリーダイヤルは、着信した方が通話料を負担する着信課金サービスとなり、発信者に通話料がかからない電話番号になります。
フリーダイヤルの番号は電話番号ごとに設定が必要で、フリーダイヤルとして使用したいビジネスフォンに割り当てられた番号に対して契約します。
既に導入済みのビジネスフォンと紐付けられた電話番号がある場合も同様に、ビジネスフォンごとの契約が必要になります。
では、実際にフリーダイヤルを利用するには、どのようなステップを踏めば良いでしょうか。
具体的な手順について見ていきましょう。
どこに連絡すれば良いか？
フリーダイヤルの提供元は現在、NTTコミュニケーションをはじめ、KDDIやソフトバンク、楽天コミュニケーションズとなります。
そのため、利用したいそれぞれの提供元への連絡が必要になります。
また、ビジネスフォン業者が間に入って仲介してくれるサービスもあります。
この場合は、ビジネスフォン業者に相談・依頼することで、提供元に工事の依頼や調整も行ってくれます。
面倒なことは任せたい、という方はビジネスフォン業者に連絡してみましょう。
業者選びの注意点
ビジネスフォンへのフリーダイヤル設定は、現在多くのビジネスフォン業者が扱っているため、まずは業者の選定から始めましょう。
業者選びのポイントは、まず自社のフリーダイヤル導入方法に合わせて業者を見極めることです。
ビジネスフォン導入と同時にフリーダイヤルを設置するのか、あるいは既存のビジネスフォンにフリーダイヤルを付与するのか、状況によって選ぶ業者も異なります。
たとえば、新たなフリーダイヤル取得にあたりビジネスフォンも導入するということなら、電話機の設置サービスも行っている業者が最適でしょう。
また、自社の回線とフリーダイヤルのサービスのマッチングにも注意が必要です。
自社で使っている回線がNTTの場合、NTTコミュニケーションズの「フリーダイヤル」の使用が推奨され、KDDIの「フリーコール」など、他社のサービスを使用すると電話番号が使えなくなる可能性もあります。
あらかじめ電話回線とフリーダイヤルサービスが合っているか、確認しておきましょう。
フリーダイヤルを設置するメリットとは？
企業が通常の「03」や「06」などから始まる電話番号を使用していても、顧客や取引先からの問い合わせや注文などの対応には問題ありません。
それでも多くの企業がフリーダイヤルを設置するのには、メリットがあるからです。
次にビジネスフォンをフリーダイヤルにするメリットをご紹介します。
フリーダイヤルのメリット1.安心感と企業イメージアップ
「0120」といえばフリーダイヤル=通話料無料というのは、広く認知されています。最近普及している「0800」も通話料無料が浸透しつつあります。
地域によって「03」や「06」などから始まる様々な電話番号がありますが、電話番号だけでどんな企業なのか想像することは難しいでしょう。
一方で「0120」や「0800」から始まるフリーダイヤルであれば、通話料無料の電話番号というのが一目瞭然です。
「親切」で「安心できる」企業というイメージを顧客や見込み客に周知することができます。
フリーダイヤルのメリット2.着信数を増やせる
フリーダイヤルのポイントは、何といっても発信者に通話料がかからないことです。
たとえば同業者がいくつかあった場合、「03」や「06」から始まる通常の電話番号より、「0120」や「0800」から始まるフリーダイヤルの方に思わずかけてしまうかもしれません。
逆に言えば、フリーダイヤルを設けることで顧客が気軽に電話をかけられるため、同業他社より着信率をアップさせることが期待できます。
0120-〇〇〇-〇〇〇の電話番号は、語呂を合わせて取得すれば、シンプルで覚えやすくなります。
フリーダイヤル導入により企業の認知度が高まり、より着信数を増やせるでしょう。
フリーダイヤルを導入するデメリット
上述したように、ビジネスフォンをフリーダイヤルにすることによって、企業のイメージアップや着信数を増やすなどのメリットがあります。
一方で、通話料を企業が負担する契約に伴うリスクやデメリットもあります。
フリーダイヤル導入を検討されている場合は、デメリットについても知っておく必要があるでしょう。
間違い電話や迷惑電話でも料金がかかる
フリーダイヤルにすることで、着信数が増え、ビジネスチャンスが広がるのは良いことですが、間違い電話や迷惑電話であっても企業が通話料金を負担しなければなりません。
間違い電話や迷惑電話を事前に把握することは難しいので、この点はデメリットと言えるでしょう。
移転の際には手続きが必要
フリーダイヤルは通常の電話番号とは異なり、ビジネスの拡大などによりオフィスを移転しても電話番号が変わりません。
ただし、オフィスの通常電話番号が変わる場合は、契約している通信事業者とNTTコミュニケーションズなどの提供元での手続きが必要になります。
書面などの手続きが必要になるため、手続き内容について移転前に必ず確認しておきましょう。
また、フリーダイヤルの変更や廃止、利用休止などが必要な場合は無駄な料金がかからないよう、必ずフリーダイヤル業者やビジネスフォンの業者に連絡しましょう。
まとめ
ビジネスフォンにフリーダイヤルを設けるための手続きやメリット・デメリットについて解説しました。
企業の安心感やイメージアップ、着信数を増やすなどのメリットがある一方で、料金面や移転の際の手続きなどのデメリットもあります。
ただし、ビジネスチャンスが広がるという意味で、フリーダイヤルは効果的なビジネスツールの1つです。
注文数や問い合わせ数などにお悩みの企業には、導入をおすすめします。
フリーダイヤル設置を検討されている方、設置について疑問などがある方は、ぜひお気軽オフィス電話本舗までお問い合わせください。
経験豊富なスタッフが適切なアドバイスをさせていただきます！
