働き方改革やコロナ禍を経て、サテライトオフィスやリモートワーク導入により、クラウド型ビジネスフォンを導入する流れがさらに加速しました。
しかし、通勤のない便利さを感じる一方で、会社に通わないことによる不便を感じる方も多いのではないでしょうか。その中の1つが、業務で日常的に利用する「ビジネスフォン」です。
ビジネスフォンは、外部とのやり取りはもちろん、社内でのちょっとした伝達に役立っていましたが、自宅や外出先で使用できない不便もありました。
この不便を解消してくれるのが「クラウド型ビジネスフォン」です。
クラウド型ビジネスフォンは、自宅や外出先からも会社の電話番号で発着信することができ、社員同士の通話でも内線として利用することができます。
従来のビジネスフォンと違い、インターネット環境があれば利用できるので、近年注目を集めています。
今回は「クラウド型ビジネスフォン」のメリットとデメリットについて解説していきます。
クラウド型ビジネスフォンとは
通常のビジネスフォンは「PBX」と呼ばれる主装置の設置により一括で複数の電話機を繋ぐことができ、外部からの着信や社内での内線を一括で管理できますが、対して「クラウド型ビジネスフォン」は、インターネットを利用したサービスとなり、PBX(主装置)は必要ありません。
インターネット環境があれば、従来のビジネスフォン同様に複数の外線や内線を利用することができ、さらにスマホやPCを電話機として使えるのが大きな特徴です。
クラウド型ビジネスフォンのメリット
1.PBX(主装置)を使用しないため、設置工事の必要がない
通常のビジネスフォンであれば、電話機や交換機の費用に加え設置工事費用に数十万円～数百万円かかりますが、クラウド型ビジネスフォンはインターネット環境さえあれば、設置工事の必要はありません。
そのため、初期費用が数万円程度に抑えられ、通常のビジネスフォンに比べて圧倒的な低価格で開始することができます。
2.自宅でも外出先でも社員同士の内線通話が可能
クラウド型ビジネスフォンのもう一つのメリットは、社員同士の通話は内線が利用できることです。
通話料金がかからず通話できるため、コスト削減をしながら便利な運用が可能です。
国内の長距離通話はもちろん、たとえばヨーロッパに出張中であっても、社員同士の通話は内線を利用できるため、通話料金はかかりません。
また、通常の回線を利用しないため、海外から日本のオフィス、顧客への通話、逆にオフィスや顧客からの通話も、日本国内の固定電話料金でかけられます。
3.会社の電話番号を使った発着信ができる
通常のビジネスフォンは、会社にいないと発着信ができないというのが常識ですが、クラウド型ビジネスフォンはインターネットを利用するため、インターネット環境さえあれば、自宅や外出先はもちろん、出張先や海外など、さまざま名場所で会社の電話番号を使った発着信が可能です。
たとえば、外回りが多くなかなか電話に出ることができない、仕事でプライベートな電話番号を使いたくないなど、業務上の小さな悩みを解消することができます。
手持ちのスマホやPCを使って会社の電話が利用できるので、社員一人ひとりにスマホを提供する必要がなく、ここでもコスト削減が可能になります。
4.会社の電話番号を使った発着信ができる
通常のビジネスフォンであれば工事が必須のため、台数や規模にもよりますが、最短で2日～2週間前後の期間を要します。繁忙期や工事業者の都合によっては、1ヵ月前後かかる場合もでてきます。
一方で、クラウド型ビジネスフォンの場合は電話番号の取得に2～5日前後、クラウド型ビジネスフォンの設定に1～2日程度のため、申し込みから利用まで最短2日～1週間前後で利用開始することができます。
また、通常ビジネスフォンは故障や回線トラブルに備えた保守契約を結んだり、定期的なメンテナンスをする必要がありますが、クラウド型ビジネスフォンはスマホやPCを電話機として利用するので、保守契約やメンテナンスが必要ありません。
そして通常のビジネスフォンであれば工事が必須のため、台数や規模にもよりますが、最短で2日～2週間前後の期間を要します。繁忙期や工事業者の都合によっては、1ヵ月前後かかる場合もでてきます。
一方で、クラウド型ビジネスフォンの場合は電話番号の取得に2～5日前後、クラウド型ビジネスフォンの設定に1～2日程度のため、申し込みから利用まで最短2日～1週間前後で利用開始することができます。
・クラウド型ビジネスフォンのデメリット
1.インターネット環境がないと利用できない
クラウド型ビジネスフォンは、従来の固定タイプとは違い、インターネット上で全てのやり取りを行います。
つまり、インターネットが使えない環境では、クラウド型ビジネスフォンは使用できなくなってしまいます。
クラウド型ビジネスフォン導入の際には、まずは安定したWi-Fi環境を整えることが必須条件となりますので、注意が必要です。
2.インターネット環境が音質にも影響する
クラウド型ビジネスフォンの接続だけでなく、音声もインターネット環境に依存します。
インターネット環境が不安定になると、音声にも影響が出やすくなってしまいます。
また、複数人が同時に回線を使う場合にも、音声が聞きにくくなる可能性があります。
その他、建物内でどうしてもWi-Fiが繋がりにくい場所や周辺のエリアでは、利用しないようにするなど注意が必要な場合もあります。
まとめ
クラウド型ビジネスフォンのメリットとデメリットについて解説してきましたが、いかがだったでしょうか。
従来のビジネスフォンとは違う特性や注意点など、お分かり頂けたと思いますが、数あるクラウド型ビジネスフォンの中から、どれを選ぶべきか迷う方も多いのではないでしょうか。
クラウド型ビジネスフォンの導入をご検討されている場合は、ぜひお気軽にオフィス電話本舗までお問い合わせください！御社のニーズに合ったベストな対策導入について、誠心誠意お手伝いさせて頂きます！
