こんにちは、オフィス電話本舗新人Mです。
ビジネスフォンに使うキーシートというアイテムをご存知でしょうか？
知らない方、まだ使用していないという方は、このキーシートを使うことで、よりビジネスフォンを使いこなせるかもしれません。
今回はそんなビジネスフォンのキーシートについてご紹介します！
ビジネスフォンのキーシートとは、ボタン部分に貼るシールのこと
ビジネスフォンの多機能電話機には、ボタンがたくさんあります。
それぞれ外線や内線を使い分けたり、留守電機能や着信拒否、録音などの機能を使用する時にも使います。
ビジネスフォンの基本の使い方については「ビジネスフォンの基本の使い方 ～外線・内線・保留転送など～」もご覧ください。
このボタンですが、どのボタンにどの操作や番号を振り分けるか、自社で設定することができます。
そして、どこに何を振り分けたのか一目でわかるようにできるのが、キーシートの役割です。
ちなみにボタンの役割のことを示した札のことを示名条といいます。
つまり、キーシートは示名条の役割を果たすシートです。
どの機種にもキーシートは必要なのか？
どの機種にもキーシートが必要かというと、そうではありません。
中には、ボタン周りの部分が透明なパネルになっており、そのパネルを外すと直接記入できるシートが入っているものもあります。
ただ、電話機が何台もある場合には一台ずつ記入するのは大変ですので、キーシートのご利用がおすすめです。
キーシートの使用方法
キーシートは、まず使用している電話機に対応しているシートを購入します。
機種によってはボタン間の幅などが違うため、必ず確認をしてから購入するようにしましょう。
キーシートはオンラインでも購入可能ですが、販売店に相談するとわかりやすいでしょう。
そして、そのシートに印刷できるよう、シート対応の作成ソフトをダウンロードします。
上記の画像であるPLATIAⅡの場合、以下のページから「これdeプリント PLATIA（Ver1.1）」というソフトをダウンロードします。https://www.saxa.co.jp/product/download/
このソフトの指示にしたがって作成、プリントアウトし、機種によってパネルの下にはめたり、パネルの上から貼ったりして使用します。
キーシートのメリット
キーシートを使用するメリットは、主に以下の２点です
①操作がわかりやすくなり、ミスが減る
キーシートがない場合、対応表を作成し、デスク周りに貼るという方法もあります。
しかし、うっかりミス、ヒューマンエラーというのはどうしても発生するものです。
二か所を見て判断するよりも、一か所を見るだけで済む方が、ミスをするリスクは減らすことができます。
②見た目も綺麗で、来客に好印象を与える
キーシート以外にも、シールを貼ってペンで書いたり、印字シールを貼ったりしてわかりやすくすることも可能です。
しかし、ボタンとボタンの幅があまりないことや、ボタンが多く、全て揃えて書くことなどはなかなか難しく、綺麗な見た目にするのは至難の業でしょう。
しっかり機種に合ったキーシートを使えば、綺麗に印字し、貼ることができます。
来客したお客様からの印象もキチンとしているという好印象になりやすいです。
もう生産完了品となってしまっていますが、IWATSUのPRECOT-NEXT（プレコットネクスト）では、ボタン部分全体をデザインするようなキーシートも発売されていました。
キーシートデザイナーDL｜PRECOT-NEXT｜ビジネスホン(生産完了品)｜岩崎通信機
キーシートを使って見た目も良く、ミスも減らそう！
多機能ビジネスフォンにキーシートを使用すると、見た目を損なうことなく、使いやすくすることができます。
まだ導入していないという方はぜひご検討してみてください！
どのシートを購入すればよいのかわからないなどあれば、お気軽にご相談ください。
