多機能電話機とは、主にビジネスフォンのことをいいます。
内線機能をはじめ多くの機能を兼ね備えたビジネスフォンは、主にビジネスでの使用を目的に作られており、主装置（PBX）と接続して使用します。
家庭用電話と大きく異なるのは、主装置（PBX）の有無です。家庭用電話は通常電話機1台に対して1回線のみですが、多機能電話機は主装置（PBX）と電話機を接続することで、2回線以上～数百回線まで対応できるように作られています。
このため、多機能電話は小規模オフィスから工場、大人数での電話対応が必要なコールセンターまで、幅広く導入されています。
この記事では、多機能電話機の機能や特徴について詳しく解説していきます。
導入や入れ替えを検討されている方は、ぜひ最後までお読みください。
多機能電話機の主な基本機能
多くの機能を搭載した多機能電話機は、ビジネスを効率的に進めるためにさまざまな工夫がされています。
多機能電話機の基本機能について、ご紹介します。
外線
多機能電話機の外線は、主装置(PBX)と接続することによって、電話番号が1つでも複数の端末で対応が可能になっています。
1台の電話機が電話中という場合、「外線1」が使用中であれば「外線2」に着信し、「外線2」も使用中なら「外線3」にかかってくるという具合です。
1台の電話機で複数の電話番号を管理することも可能です。異なる部署やプロジェクトごとに電話番号を持つことで、業務の効率化に貢献します。
内線
社内でスムーズに連絡を取るための内線通話は、社員同士の通話だけでなく、外部から内線番号を指定することで、外部から特定の部署や担当者への直通が可能になる便利な機能です。
別のフロアにいる社員にも迅速に電話を取り次ぐことができ、主装置（PBX）を介するため通話料がかからないのも大きなメリットです。外線と内線で着信音を分けることも可能です。
業務効率化はもちろん、コスト削減にも役立つ内線は、ビジネスフォンでもよく使われる機能の一つです。
保留・転送
外部から受けた電話を一旦保留し、他の電話機に転送する機能です。
この機能によって、電話を受けた社員は、該当の担当者や部署などに転送することができます。
重要な通話を逃すことなくスムーズな対応が可能なため、顧客への好印象も期待できます。
自動応答機能（IVR）
自動応答機能（IVR：Interactive Voice Response）は、電話をかけてきた相手に自動で音声ガイダンスを流す機能です。
顧客を適切な部署に効率よく案内できるだけでなく、オペレーターの負担を軽減し、複雑な問い合わせに集中することができます。
24時間365日、一定品質の応対が可能なIVRは、適切に設定することで、、電話対応の効率化や顧客サービスの向上が同時に実現可能です。
自社に必要な機能を見極めよう！
多機能電話機の主な機能をご紹介しましたが、基本機能の他にも通話録音機能、不在転送、留守番電話機能、ページング機能（構内放送）など、さまざまな便利機能が搭載されています。
ビジネスに使用する上で欠かせない基本機能はもちろん、機種やメーカーによってもその機能は異なるため、自社に必要な機能を見極めることが大事です。
また、多機能電話機の導入には、主装置（PBX）や電話機本体などの機器購入費用だけでなく、工事費などの初期費用もかかりますが、家庭用の電話機では対応できない多くのことが実現できます。
初期費用はかかっても、トータルで見ると結果的にコスト削減が期待できるでしょう。
初期費用を抑えたいという場合は、中古のビジネスフォンやリース契約、クラウドPBXを活用する方法もあります。
自社のニーズに合わせた適切な電話機を選び、会社の規模や人数に合わせて、必要な回線数を契約することが、無駄なコストを省くことにも繋がります。
オフィス電話本舗では、ビジネスフォンの導入から工事、メンテナンスまでご相談可能です。
自社にどんな機能が必要かわからない、導入にあたってアドバイスが欲しい、という方はぜひお気軽にお問い合わせください。
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参考：ビジネスフォンのコスト削減についてもっと知りたい方はこちらもご参照ください。
https://www.officedenwa-h.com/blog/business-phone-cost-expensive/
