こんにちは、オフィス電話本舗のMです。
ビジネスフォンの広く知られている機能として保留がありますが、実はパーク保留という機能もあります。
今回はパーク保留とは何なのか、ただの保留とはどう違うのかを解説します！
ビジネスフォンの保留とは
電話機の保留機能とは、通話を一時的に留めておくことをいいます。
具体的な使用シーンとしては、通話中に「少々お待ちください」と伝え、一時的に会話から音楽(保留音)に切り替わるシーンです。
家庭用電話機やスマートフォンなどにも保留機能はあるため、イメージできる方も多いのではないでしょうか？
家庭用電話機やスマートフォンの場合は、保留後、また同じ電話機で会話をしますが、ビジネスフォンの保留の場合は、保留転送といい、違う電話機から通話を再開することができます。
ビジネスフォンで保留転送する場合、主に以下の2通りの方法があります。
方法その①：外線ボタンを使用する
- 通話中の電話機Aで保留ボタンを押す
(外線1を使用している時、保留ボタンを押すと外線1のボタンが点滅する) - 転送先の電話機Bで点滅している外線ボタンを押す
(上記の場合、外線1のボタンを押す)
方法その②：内線番号をダイヤルする
- 通話中の電話機Aで保留ボタンを押す
- 電話機Aで転送先の電話機Bの内線番号をダイヤルする
- 電話機Aでフラッシュボタンを押す。
(フラッシュボタンは機種によっては『転送ボタン』『フックボタン』の場合があります) - 電話機Bに外線が転送されコール音が鳴る
※フラッシュボタンを押す前に内線でAとBの通話も可能
パーク機能とは
パーク機能とは、特定の内線に通話を転送するのではなく、イメージとしてはパーク保留という場所に一時的に保留しておく機能です。
使い方は下記になります。
- 通話中の電話機Aでパーク保留ボタンを押すと、押したパーク保留ボタンが他の電話機でも点滅する
- 転送を受けたい電話機で点滅しているパーク保留ボタンを押す
パークグループ
パーク保留は、グループを設定し、そのグループにのみパーク保留のボタンを点滅させることができます。
パーク保留についてのよくある質問
パーク保留の使用場面
また、外線数が多い中規模、大規模企業の場合もよく使用します。
多機能電話機の外線ボタンには限りがあるため、よく使う外線を部署ごとに分けて設定しているためです。設定されていない外線を使用したい場合や部署をまたいでの保留転送をしたい場合に、パーク保留を使用することでボタンでの操作を可能にしています。
パーク保留の呼出音
パーク保留と保留の違いとは？使い分けて業務の効率化を！
ビジネスフォンの基本的な保留機能では外線をそのまま転送します。そのため、保留にすると他の電話機ではその外線ボタンが点滅しますが、外線数によっては電話機のボタンに全部の外線が登録されていない場合があります。
パーク保留では、外線からパーク保留に取り扱いが変わるため、電話機ではパーク保留ボタンが点滅します。そのため、パーク保留ボタンを押せばその外線ボタンの登録がない電話機でも保留転送を受けることができます。
また、パーク保留はグループごとにボタンを点滅させることが可能です。(グループ外の電話機ではパーク保留ボタンは点滅しません)
この特徴を生かし、普段の保留転送では基本の保留機能を使用して、多機能電話機の外線ボタンの登録状況に合わせてや、特定の個人ではなく係や部署の誰かに転送したい場合にはパーク保留を使うことをおすすめします。
他に気になることのご質問や、パーク機能の使用できるビジネスフォン探しなど、お気軽にオフィス電話本舗までご相談ください。
