ビジネスフォンには、電話業務を効率化するさまざまな機能が搭載されています。
中でも内線や保留・転送は、ほとんどのビジネスフォンに搭載されている便利な機能です。
ボタンの存在は知っているけれど、いまいち使い方が分からない、使いこなせていない、という方もいるのではないでしょうか。
この記事ではそんな方のために、ビジネスフォンの保留・転送機能の使い方について、普段の業務効率化に役立つ便利機能をご紹介します！
ビジネスフォンとは
ビジネスフォンとは、主に企業や工場などの業務用に作られた多くの便利機能が搭載された電話機のことです。
基本的にビジネスフォンの使い方も家庭用電話機と同じですが、家庭用電話機と大きく異なるのは、ビジネスフォンは主装置（PBX）の設置工事が必要な点です。
この主装置（PBX）によって複数の番号や回線が設けられているため、発信する際にどの回線を使うか選ぶ必要があります。
内線を使う場合でも外線を使う場合でも、ダイヤルの前後に使う回線のボタンを押して使います。
今回ご紹介する保留・転送機能について、それぞれ解説していきます。主な機能は以下の4つになります。
・保留
・内線転送
・外線転送
・自動転送
保留
ビジネスフォンの保留機能は、一般の電話機と仕様が異なります。
一般の電話機だと保留中に受話器を置くと、通話は切れてしまいます。
ビジネスフォンの場合、通話中に保留ボタンを押すと回線がつながったまま保留状態になり、通話が切れることはありません。
ここが一般の電話機とビジネスフォンの大きく違うところです。
-保留の仕方
通話中に保留ボタンを押すと、相手にはメロディが流れます。
ビジネスフォンの場合、保留を解除するには、もう一度保留ボタンを押す必要があります。通話を再開したいときは、再び保留ボタンを押して通話に戻りましょう。
-口頭転送も可能
もし応答した電話が別の部署や他担当者宛てだった場合は、保留のまま転送することも可能です。
保留転送には口頭転送と内線転送がありますが、保留のまま転送することを口頭転送といいます。
保留にしたまま取り次ぎたい相手に、電話がかかってきた相手の名前と外線番号を伝えて、電話を受けてもらう方法です。
取り次ぎたい社員が該当のボタンを押して受話器を上げ、通話を開始したら、そこで取り次ぎ完了です。受話器はそのまま戻します。
内線転送
内線転送とは、口頭では取り次げない離れた場所にいる社員に対して、内線を通じて別の電話機に転送する機能です。
取り次ぎたい社員に内線で電話がかかってきた旨を伝えてから、内線転送で外線を転送します。
内線転送の手順は、以下の通りです。
1.転送ボタンを押す
2.該当担当者の内線にかける
3.担当者が応答したら、電話を転送する旨を伝え、OKであれば「転送します」と言って電話を切る
4.電話を切ると、通話が担当者につながる
外線転送
外線転送とは、会社のビジネスフォンへの着信を一度受けてから、社外にいる担当者の携帯電話や固定電話へ転送することができる機能です。
たとえば、外出先の営業担当者やテレワーク中の社員を名指しされた場合に利用可能です。
外線転送の手順は、以下の通りです。
1.通話中に「保留」ボタンを押す
2.「発信」ボタンを押して担当者の電話番号をダイヤルする
3.相手が応答したら用件を伝える
4.「転送」を押すと転送が完了する
ただし、会社に着信した外線電話を転送するには、さらに外線を使用して発信するため、会社から転送先までの通話料が発生します。内線通話のように無料ではないので、注意しましょう。
自動転送
外線転送の他に、電話に応答せずに、あらかじめ登録した番号に自動的に転送する方法もあります。
メーカーや機種によって使える機能は異なりますが、自動転送には主に3つの種類があります。
-即時転送
かかってきた電話を無条件に、あらかじめ設定しておいた転送先の電話に自動転送する機能です。
事務所の電話が鳴ることがないため、小さなオフィスなどで電話を受ける人がいない場合に便利です。
-同時転送
かかってきた電話を、オフィスの社内電話機、転送先の電話機のどちらでも受けることができる機能です。
転送先は複数でも問題はなく、一番先に応答した人が、その電話を受けることができます。
-順次転送・チェーン転送
順次転送・チェーン転送は、転送先が一定時間応答しない場合や、話し中だった場合に、もう一つの転送先に転送してくれる機能です。
まとめ
ビジネスフォンにはさまざまな便利機能がついていますが、中でも保留・転送機能はビジネスシーンに役立つ機能です。
上手に活用することで、小規模で会議や外出の多い事務所やオフィス・店舗での電話対応を強化してくれます。
自社のビジネスフォンの保留・転送機能で疑問やお悩みがありましたら、オフィス電話本舗にまでお気軽にご相談ください。
ビジネスフォンの知識と経験豊富なスタッフが、誠心誠意対応させていただきます！
