普段オフィスで使用するビジネスフォンですが、スマホと連携できることをご存知でしょうか？
たとえば、スマホから会社の代表電話で発信したり、スマホを内線として利用するなど、さまざまな便利な機能があります。
この記事では、ビジネスフォンとスマホを連携することで業務効率化につながる、便利な機能について解説します。
ビジネスフォンとスマホの連携で使える便利な機能4選
では、ビジネスフォンとスマホを連携させることで、実際にどのような機能が使えるのでしょうか？ビジネスに活用できる4つの機能をご紹介いたします。
1.スマホから代表電話で発信できる
スマホから会社の代表電話番号で、顧客に発信できる機能です。
もちろん、外出先からもスマホから発信できるため、手持ちのスマホを社用に使用でき、かつ請求を自分用と会社用に自動的に分けることができます。
簡単な設定でプライベート用のスマホをそのまま会社用に使用できる、とても便利な機能です。
2.スマホのビジネスフォン化
ビジネスフォンやPBX（主装置）の他に「専用アダプター」の導入・設置をすることで、スマホをビジネスフォンとして使用することが可能です。
使い方としては、スマホがビジネスフォンの子機になるイメージです。
たとえば、外出中に顧客からの着信を受電したい場合は、「不在時転送機能」を設定すればスマホで受電できますし、オフィス外でもスマホを使ってビジネスフォン機能を利用が可能です。
特にテレワークや外出が多い職種に導入すると、大変便利な機能です。
3.FMCサービス活用でスマホの内線化
FMCとは、スマホや携帯電話をビジネスフォンとして使用できるサービスです。
2.でお話したスマホのビジネスフォン化とは異なり、FMCサービスは内線専用で外線の利用はできないため、ビジネスフォンの子機として使用します。
特別な設備は必要ありませんが、電話キャリアに申し込みをすることでFMCサービスの利用が可能です。
（あくまで「子機」としての利用なので、通話料金が安いのも魅力です。）
4.不応答着信お知らせ
「不応答着信お知らせ」とは、不在時にオフィスもしくはスマホに着信があったことを、スマホに直接通知してくれる機能です。
スマホだけでなく、オフィスで受電できなかった場合も知らせてくれるため、お客様からの電話を逃さずキャッチできます。
ビジネスフォンとスマホ連携のメリット
ビジネスフォンとスマホを連携させることで、さまざまなメリットがあります。
1.オフィスという場所に囚われない電話環境の構築
2.ビジネスフォン運用コストの大幅な削減
3.顧客満足度アップ
それぞれの項目について見ていきましょう。
1.オフィスに囚われない電話環境の構築
1つ目のメリットは、オフィスという場所に囚われず、外でも、内線・外線・転送などビジネスフォン機能が利用できることです。
スマホ連携を取り入れることで、従来型ビジネスフォンの機能ではイメージできない業務効率アップに繋がります。
たとえば、顧客からの着信を外出先で受電したり、外出先の担当者とも通話料無料で内線や取り次ぎできたり、会社の代表電話番号で顧客と直接やり取りできるなど、幅広い対応が可能です。
また、会社の電話番号で顧客からの着信を受電する必要のある企業では、テレワーク制度の導入が困難ですが、ビジネスフォンのスマホ連携機能を利用することで、自宅やカフェなどで会社の電話番号を使用した内線・外線の発着信が可能です。
テレワークを推進する企業様はもちろん、外出先でもスムーズに業務を進められるようになります。
2.ビジネスフォン運用コストの大幅な削減
2つ目のメリットは、運用コストの大幅な削減ができることです。
スマホ連携機能を導入することによって、外出先での社員間の連絡は、全て無料で行うことができます。
月額利用料が低価格になるのはもちろん、積み重なればトータルで何十万というコスト削減が可能になり、社員間での連絡コストがかさんでいるという企業様には、大きなメリットになります。
3.顧客満足度アップ
3つ目のメリットは、顧客満足度アップに繋がることです。
オフィスの外でも顧客からの着信に対応できることで折り返す必要がないため、顧客を待たせることなく、スケジュール通りの業務が可能になります。
スマホ連携機能を利用すると、外出先の担当者へダイレクトに取り次ぐことも可能になります。
顧客は折り返し連絡を待つロスタイムがなくなり、顧客満足度アップにもつながるでしょう。
まとめ
ビジネスフォンとスマホを連携させることで、多くの便利な機能を使うことができます。
オフィスという場所に囚われず電話環境の構築ができるため、働く場所も柔軟に対応できますし、運用コストの大幅な削減など、得られるメリットは大きいと言えます。
ぜひ、本記事を参考に導入を検討してみてください。
