オフィスやビジネスフォンシーンで活躍してくれるビジネスフォンですが、問い合わせが多い企業やコールセンターなど、より効率的に電話を活用できる環境作りが求められます。
フリーダイヤルも、効率的な電話環境に欠かせないツールの1つです。
大規模企業では以前から導入される例が多かったフリーダイヤルですが、現在は中小規模の企業でも導入されるようになっています。
一方で、フリーダイヤルだけでなく、ネット回線を使ったサービスとの併用も重視されるようになっており、使用するサービスや組み合わせによっても、電話環境に大きな差が出てくるケースもあります。
ビジネスフォンにフリーダイヤル設置検討にあたり、どんなことに注意したら良いか？そのメリットや注意点、ポイントについても解説していきたいと思います！
フリーダイヤル導入のメリット
電話を受けた側が通話料を負担するフリーダイヤルは、ビジネスに導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。
広く知られているように、フリーダイヤル導入によって、取引先や顧客からかかってきた電話料金を企業側が負担する必要がでてきます。
コストがかかっても、企業として得られるメリットは、以下のようなものがあります。
-消費者・顧客からのイメージアップ
企業の問い合わせ先にフリーダイヤルが記載されていることで、安心した経験はありませんか？
フリーダイヤルを導入していることで「この会社はしっかりした企業だ」という印象を持たれる傾向があります。
もちろん、実質的に利用者側が安心して使える点は見逃せません。
問い合わせをしてみたら、後日、高額な通話料金が請求される…といった心配をすることなく利用できるのです。
こうした企業の高感度や信頼度アップは、問い合わせの増加にも結びつきます。
企業側としても、消費者からの問い合わせ内容をデータとして蓄積していくことで、製品・サービスの向上にフィードバックすることができますし、顧客から折返し電話をもらえる機会が増えた結果、成約率のアップや継続的な関係づくりにも貢献します。
対応する側のスキル・ノウハウ向上により、しっかりとした対応ができるようになれば「この会社は対応がとてもよい」と評判が良くなり、ますます問い合わせが多くなり、企業のイメージアップや業績アップに繋がる好循環を生み出すこともできるでしょう。
-オフィス移転の際に番号変更の必要がない
オフィスを移転した場合に電話番号が変わってしまうと、取引先に変更の通知をしたり、ネットやチラシなどで広く知らせる必要があります。その場合はコストも時間もかかりますし、必ずしも認知してもらえるとは限らないため、せっかく顧客や取引先から連絡を頂いても、旧番号だったため、対応できないという事態にもなりかねません。
移転による電話番号の変更は、市町村をまたいで引っ越すなど、同一市内での引っ越し以外は市外局番を変更する必要が出てくるためです。
一方、0120や0800から始まるフリーダイヤルの場合は、移転したからといって番号を変更する必要がないため、こういった番号変更による問題は起こりません。
フリーダイヤル導入の手順
-業者の選定
フリーダイヤルサービスを提供している業者が数社あるので、まずは業者の選定から行いましょう。
-番号の取得
よくフリーダイヤルの番号は選べないのか？というお問合せを頂くことがありますが、番号の選択は可能です。
通信会社が何個か番号の候補を提示してくれるので、その中から選択できます。
あらかじめ取得したい希望の番号が決まっている場合は、相談してみましょう。
既に使っている番号など、不具合がなければ取得可能です。（会社の看板にもなるので、できるだけ覚えやすい番号を設定するのが良いでしょう。）
-発信エリア指定
着信させるエリアを決定します。
例えば〇〇県と隣の〇〇県だけ着信させて、その他の地域では商圏外のため着信させず、通信各社で用意しているガイダンスを流すことで、契約者側の負担を減らします。
-携帯電話からの着信設定
固定電話番号からだけ着信させるか、携帯電話からの着信も可とするのか、決定します。
-開通工事のスケジュール調整
おおよそ7日程度で開通します。開通工事当日に導入完了となり、自動的に開通します。
-ビジネスフォン着信の設定
ビジネスフォン電話機の、どのボタン（キー）に着信させるか設定すると、通常の着信か、フリーダイヤルからの着信か、着信時に判断できます。
※ビジネスフォン主装置（PBX）の工事技術者にデータ設定をしてもらう必要があります
まとめ
効果的なビジネス展開を行うためにも、フリーダイヤルは有効なツールの1つです。
ビジネスフォンのタイプによってもフリーダイヤルの設定方法が異なるため、まずは業者に確認することが大切です。
フリーダイヤル設置をご検討の方は、ぜひお気軽オフィス電話本舗までお問い合わせください！
