お客様だと思って対応したら実はセールスやしつこい営業の電話だった、お断りしても相手はなかなか切ってくれない、など、会社にかかってくる迷惑電話に悩まされていませんか？
大切な業務時間を奪われてしまう迷惑電話はできれば対応したくないものですが、全く電話に出ないわけにもいきません。
迷惑電話は、業務のパフォーマンスや従業員のモチベーションを低下させる可能性があります。
この記事では、何度もかかってくるセールスや非通知電話などの迷惑電話を効果的に回避する対策について解説します。
迷惑電話対策をすることで業務効率化に役立ちます。ぜひ最後までお読みください。
ビジネスフォンで利用できる迷惑電話対策の機能とは
ビジネスフォンでは、実はさまざまな迷惑電話対策の機能が利用できます。
ここからは、ビジネスフォンで利用できる着信拒否機能について具体的に解説します。
迷惑電話ボタン
ビジネスフォンの機種によっては、ファンクションキーに割り当てられている迷惑電話ボタンを押すことで、簡単に着信拒否できます。
「通話中に迷惑電話ボタンを押す」、もしくは「着信履歴で該当の電話番号を表示させ、迷惑電話ボタンを押す」ことで着信拒否設定が完了します。
ただし、迷惑電話ボタンを利用するには、迷惑電話ボタンがついている機種であること、NTT東西のナンバー・ディスプレイに加入することが条件になります。
着信拒否設定
電話機の迷惑電話番号リストに予め着信したくない番号を登録することで、拒否したい電話番号からの着信に対してお断りメッセージを流す機能です。着信音も鳴らないため、業務を邪魔される心配もありません。
着信したくない番号がわかっている場合は、着信拒否リストに登録しておくのがおすすめです。
ただし、ナンバー・ディスプレイに加入していない場合は相手が非通知かどうか判断できないため、非通知の相手は拒否できないことに注意しましょう。
ナンバー・リクエストを活用
ナンバー・リクエストは、電話番号非通知でかけてきた相手に、番号を通知してかけ直すように自動音声で促すサービスです。
着信音も鳴らず、わざわざ受話器を取って相手を確認しなくてもいいため、非通知でかけてくる不審な電話に対応する必要がない優れた機能です。
ナンバー・リクエストの利用には、ナンバー・ディスプレイまたはナンバー・アナウンスのオプション契約をする必要があります。
利用にあたり工事費が発生する場合があるため、電話回線会社に詳細を確認しましょう。
IVR（音声ガイダンス）機能
「IVR機能」は、登録外の電話や間違い電話など、把握できない電話番号からかかってきた際に、自動で適切な窓口への振り分け対応をしてくれる音声ガイダンス機能です。
たとえば、「〇〇の方は1番、××の方は2番、その他の方は3番を押してください」などの案内により、要件別に最適な窓口や担当者に着信電話を振り分けてくれます。
着信を受ける前に音声ガイダンスでワンクッション置くことで、相手が諦める可能性が高くなり、顧客は確実に担当者に繋がります。悪質な迷惑電話は、煩雑なプロセスで担当者につながるのを抑止できます。
IVR機能を導入することで迷惑電話を減らし、業務効率化につながります。
通話録音機能
「通話録音機能」は、会話の開始と共に自動的に通話を記録します。
通話開始時に「品質向上のため録音しています」といった案内が流れるのが一般的です。
相手に録音することを知らせることで不適切な電話を防いだり、クレームや聞き逃し防止、電話詐欺への防御対策など、多くの電話対応のトラブル軽減が期待できます。
通話内容を分析することで顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
通話記録機能は、セキュリティと顧客サービスの両面でビジネスシーンに重要な役割を果たしてくれます。
まとめ
会社にかかってくる迷惑電話の効果的な対策について解説しました。
ビジネスフォンでの迷惑電話対策は、大切な電話の見逃しや業務のパフォーマンス、会社の業績にもつながる重要な課題です。
しっかり迷惑電話の対策をすることで、従業員のモチベーションを上げ、業務効率化を図ることができます。
迷惑電話にお悩みの方は、是非オフィス電話本舗にお気軽にお問い合わせください。
今のビジネスフォンでできる対策は何か、どんな新機能を追加したら良いかなど、お客様の状況に合わせて最適なご提案をさせていただきます！
