こんにちは、オフィス電話本舗Mです。
「ビジネスフォンをいまいち業務で活かしきれていない…」
「ビジネスフォンにかかるコストが高くて悩んでいる…」
このような理由などでビジネスフォンを使い続けるか悩んでいる方のために、今回はビジネスフォンを解約するに必要な手続きや工事などについて解説します！
ビジネスフォンの解約の前に確認したいこと
ビジネスフォンを一度解約してしまうと、また導入したいと思っても費用も手間もかかってしまいます。そのため、本当に今が解約するタイミングかどうか、以下のポイントを確認しておくのがおすすめです。
ビジネスフォンがリース契約の契約期間中かどうか
ビジネスフォンは初期費用を押さえるために、リース会社で購入し、リース会社から自社に貸与する形で契約を結ぶリース契約での導入が一般的です。
このリース契約は7年など契約期間が決まっており、原則中途解約はできない仕組みになっています。
もしも契約期間中に解約する場合は、残金を一括で支払うなど解約金が必要になるため、コストを抑えるつもりが大きな費用が掛かってしまうことになります。
コストを抑えるためにビジネスフォンを解約したい場合には、この解約金も含めて計算するようにしましょう。
リース契約については『ビジネスフォンのリースを分かりやすく解説してみた！』で詳しくご紹介していますのでご興味のある方はそちらもご覧ください。
家庭用電話機、またはスマートフォン、ビジネスチャットツール等に変えた場合の「費用」「利便性」「通信の安定性」
ビジネスフォンを解約した後、オフィスの電話や通信機能としては何を使用する予定でしょうか？
家庭電話機、スマートフォン、ビジネスチャットツールなど様々な電話、通信を行うための方法がありますが、それぞれ特徴、メリット、デメリットがあります。
例えば家庭用電話機の場合、機種代、工事代などは圧倒的に安くなります。しかし機能はビジネスフォンより圧倒的に少ないことや、内線ができないこと、一つの番号につき一つの電話機しか使用できないため電話でのビジネスチャンスを逃しやすいといったデメリットもあります。
スマートフォンの場合は工事代はかかりませんが、機種代、通信料が高いこと、内線機能がない、やはり一つの番号につき一つの電話機しか使用できないなどのデメリットがあります。
ビジネスチャットツールはテレワークの推進などと同時に非常に普及が広がり、機能もどんどん多機能になっています。ただし、外部との通信のし辛さや、最近でも大手ビジネスチャットツールで通信障害が発生するなど安定性において不安があります。
こうしたメリット、デメリットを考慮し、本当にビジネスフォンを解約していいのか、ビジネスフォンの台数を減らす、ビジネスフォンの内線としてスマートフォンを導入するなどしてビジネスフォンと他のツールを併用していくのかを一度検討してみるとよいでしょう。
使用しているビジネスフォンを活かしきれているかどうか、電話業務での改善ポイントはどこか
今現在使用しているビジネスフォンに対する不満は何でしょうか？その不満について、ビジネスフォンの機能を活かすことで改善できる可能性があります。
また、電話業務の効率やコスパを上げるための改善ポイントが、ビジネスフォンによって改善できるかもしれません。
ビジネスフォン解約の前に、以下のことをしてみるのをおすすめします。
- ご使用のビジネスフォンの取り扱い説明書やホームページを再度見てみる
- 保守業者に相談してみる
- ビジネスフォンの専門業者に相談してみる
ビジネスフォンの解約後どうするかによって必要な手続き、工事が異なる
どんな手続きや工事が必要になるかは、ビジネスフォンの解約後どうしたいのかによって異なります。
ビジネスフォンを入れ替えたい場合
ビジネスフォンを入れ替えたい場合、必要になるのは『ビジネスフォンの撤去工事』『配線工事』『新しいビジネスフォンの設定工事』です。
この工事には、専門的な知識が必要になるため、ビジネスフォンの専門業者に依頼する必要があります。
また、ビジネスフォンの台数を変えたい、通信事業者を変えたい、アナログ回線から光回線に変えたいなど、ビジネスフォンの入れ替えに合わせて他にも変更することがあると、工事の内容や必要な手続きはまた変わってきます。
新しいビジネスフォンと入れ替える場合、必要な手続きについては新しいビジネスフォンを購入する専門業者に相談するのがスムーズです。
今ある配線が使えるか聞くことが出来、撤去と設置の工事の日程の調整もしやすくなります。
もし新しいビジネスフォンを購入する専門業者では相談に乗ってくれない場合、今使っているビジネスフォンの保守業者や、中古ビジネスフォンの買い取り業者などに相談する方法もあります。
しかし、ビジネスフォンは精密機器であり、購入後も保守サービスなどが必要になってくるため、相談に乗ってくれるような丁寧な専門業者から購入することをおすすめします。
オフィスを移転する場合
オフィスを移転する場合は、ビジネスフォンの解約というより移設の手続きをする方がコストを抑えることができるのでおすすめです。
電話回線をアナログ回線から光回線に変える場合などはビジネスフォンにユニットを増設したり、機種変更をしたりする必要があるかもしれませんが、使える物は使って費用を抑えられる可能性があります。
オフィス電話本舗では『爆安移転祭』というキャンペーンを現在実施しております。ビジネスフォンの移設だけでなく、オフィス全体の引越や、パーテーション工事などもご対応可能です。ご興味のある方はこちらのページをご覧いただくか、お気軽にオフィス電話本舗までご相談ください。
廃業、または家庭用電話機やスマートフォンなどに変える場合
廃業する、またはビジネスフォンの使用をやめて家庭用電話機に変える場合などは、『撤去工事』が必要になり、外線数なども変える必要があるため、通信事業者とも契約を見直す手続きが必要です。場合によってはオフィス内の撤去工事だけでなく、通信事業者側の工事が必要になることもあります。
また、使用していたビジネスフォンを処分する手続きも必要です。
ビジネスフォンの解約の流れ(廃業、家庭用電話機に変える場合)
①ビジネスフォンが購入品、リース品、レンタル品かどうかを確認する
まず最初に使用しているビジネスフォンが購入品か、リース品か、レンタル品かどうかを確認します。リースやレンタルの場合は契約期間の確認も重要です。
購入品の場合はそのまま手続きを進めて良いのですが、リース品、レンタル品の場合はビジネスフォンの所有権がリース会社やレンタル会社にあるため、まずはその会社に連絡をし、今後の対応を指示してもらいます。
②現在契約している電話回線数、残す回線数を確認する
現在契約している電話回線数と、家庭用電話機用などに残す回線がある場合にはその数を確認しておきます。
③ビジネスフォンや電話回線、インターネット回線と連携している機器を確認する
ビジネスフォンの便利な機能として、インターフォン、防犯設備、放送設備などと連携するものがあります。また、電話回線ではなく、インターネット通信を使用しているビジネスフォンもあるため、そうしたビジネスフォン、電話回線、インターネット回線と連携している機器の確認が必要です。
ビジネスフォンを撤去してしまうと使えなくなってしまうものなのか、電話回線やインターネット回線があればいいのか、新たに購入や設置工事などが必要なのかを確認しておきましょう。
確認方法としては、ビジネスフォンや連携する機器を導入した時の業者に確認するのが一番確実です。それが難しい場合には他のビジネスフォン専門業者に相談をしてみましょう。連携させるための配線は複雑になっている場合もあるため、自分で配線を変えようとせず、専門家に任せる方が安全です。
④通信事業者、工事業者に連絡する
①～③が確認出来たら、通信事業者や工事業者に連絡をします。
通信事業者に契約の終了や契約内容の変更希望であることを伝え、必要な手続きを行いましょう。契約の変更内容によっては通信事業者による工事の手続きも一緒に行う場合があります。
ビジネスフォンの撤去を依頼する工事業者は、ビジネスフォンの専門業者がおすすめです。正しい取り扱いでビジネスフォンの主装置や電話機などを撤去してくれる他、オフィス内の配線などもキレイに撤去してもらえます。
⑤工事
撤去工事や、必要に応じて、配線工事、通信事業者の工事を行います。
もしビジネスフォンを撤去した後もオフィスで家庭用電話機などを使う場合には、電話がつながらない時間がなるべく短くて済むよう、工事の日程を調整しておきましょう。
⑤廃棄する場合、廃棄を依頼する業者に連絡する
ビジネスフォンは産業廃棄物にあたります。そのため、ビジネスフォンを一般の不燃ゴミや粗大ゴミとして出すことは違法です。
廃棄する場合には、事業所のある自治体に問い合わせるか、自治体から「産業廃棄物収集運搬業許可」や「産業廃棄物処理業許可」を受けている業者に連絡するなど、適切に処分する必要があります。
産業廃棄物処理業許可のある業者は産業廃棄物処理業許可 行政情報検索システムから検索できます。
よくあるご質問
ビジネスフォンの解約方法に困ったら、ビジネスフォンの専門業者にご相談を
ビジネスフォンの解約方法や、本当にビジネスフォンを解約した方がいいかどうかなど、詳しくはそれぞれの企業によって異なります。そのため、悩んだら是非専門的な知識と豊かな経験あるビジネスフォン専門業者に一度相談するのがおすすめです。オフィス電話本舗でもご相談可能ですので、お気軽にご相談ください。
