ビジネスフォンの導入を検討する際に、やはり気になるのは費用の面ではないでしょうか。
電話設備など毎月かかる経費は、できるだけコスト削減したいものです。
ビジネスフォンのコストには、大きく分けて機器導入のコストや通信コストがありますが、これらのコストを賢く削減するにはどうしたら良いのでしょうか？
ここではビジネスフォン導入・運用の際に応用できる、コストカットの方法を解説して行きたいと思います。
コスト削減するための見直しポイント2選
・固定電話のコストを削減する
・電話回線のランニングコストを削減する
コスト削減にはいくつか方法がありますが、会社の電話代が効果的に削減できる、ビジネスフォン導入の際におさえておきたい2つのポイントをご紹介したいと思います。
・固定電話のコストを削減する
①中古のビジネスフォンを導入する
固定電話のコストを削減するには、中古のビジネスフォンを選ぶという方法があります。
中古のビジネスフォンを導入する最大のメリットは、導入コストを大幅に抑えることができます。
工事費用は変わりませんが、新品のビジネスフォンと比較してみると、中古のビジネスフォンは1/3～1/10程度まで費用を抑えることができます。
ビジネスフォンは故障しにくい製品であることから、中古のビジネスフォンを購入しても、比較的長期間利用することが可能なのです。
ビジネスフォン市場では多くの製品が出回っているため、中古といえども豊富なラインナップから選ぶことができるのも嬉しい側面です。
とはいえ、前の持ち主の使用状況が分からないため、故障のリスクが無いとはいえません。
中古のビジネスフォンの場合、メーカー保証もないことが多く、故障時のリスクを考慮する必要があります。
②リース契約をする
ビジネスフォンを資産として購入する場合、新品でも中古でも多額の初期費用投資が必要になります。
購入ではなくリース契約にすれば、初期費用が大幅に抑えられます。
リース契約の場合は、契約するリース会社が各機器を購入し、利用者は月額料金を支払って利用する仕組みなので、ビジネスフォンや複合機（コピー機）などのオフィス機器をリース契約によって利用している企業も多くみられます。
ただし、毎月一定額で最新の機器を利用できるというメリットがある一方、リース契約の場合、契約期間中は解約することができないため、利用用途や事業計画に合わせて検討する必要があります。
③リース期間満了後に再リース契約する
ビジネスフォンのリース契約（平均5～6年）が満了した際、同じ業者と同じ機種を契約することで、リース料金は、新規契約の1/10程度にまで下がります。
リース満了の時点ですでにリース業者では減価償却ができているため、再リース契約は割安となる仕組みです。
ただし、機種が古くなっているため、当然のことながら故障のリスクは高くなり、万が一の故障にもサポートがついていない場合も多いので、リスクを理解した上で検討する必要があります。
※再リース契約は原則1年単位
電話回線のランニングコストを削減する
クラウドPBXを活用する
クラウドPBXとは、内線・外線の切り替えや電話機能の制御を行うビジネスフォンの主装置の役割を、インターネットを通じてアクセスすることで行う通信サービスです。
電話回線を利用するビジネスフォンは、各拠点ごとに主装置の設置が必要ですが、クラウドPBXの場合はインターネットを利用するため、従来の機器のように主装置を設置する必要がありません。
そのため、高額な主装置の購入が必要なく、電話回線の工事も必要ないため、初期費用を大幅に削減できます。
最大のメリットとして、国内、海外に関わらず、インターネットを通じて通話を全て内線電話として扱うことができるため、通話料を無料にすることができます。
それだけではなく、クラウドPBXではスマートフォンの内線化やチャット、ビデオ会議などのUC
（ユニファイド・コミュニケーション）など、業務効率化につながる機能が備わっていることが多く、業務効率化に繋がるツールにもなります。
クラウドPBXに移行した場合は、電話番号が変わることもあるので、この点は注意が必要です。
今の番号がそのまま引き継ぎできるかどうかは、今契約している業者やこれから契約するクラウドPBXベンダーに個別の問い合わせが必要です。
電話番号が変更となると、ウェブサイトや名刺、会社案内の情報更新など大きな手間が発生します。
電話番号の移行後にトラブルにならないよう、最初の段階で確認しておくことが大切です。
まとめ
ビジネスフォンは導入の仕方によって初期費用が大きく異なり、運用コストにも影響が出てきます。
ビジネスフォンは高額な商品となるため、導入をする際には必要な機能、台数を見極め、削減できるコストは積極的に削減していきましょう。
オフィス電話本舗では、ビジネスフォンの機種選び、工事など一括で対応可能です！
自社にとってどんな導入方法が最適か、どんな運用法が良いかについて迷ったら、ぜひお気軽にオフィス電話本舗までお問合せください！
