オフィスでよく使用されている身近なビジネスフォンですが、一般的な家庭用の電話と何が違うのか、イマイチ分からない・・・という方もいるのではないでしょうか。
そんな方に向けて、今回はビジネスフォンと家庭用の電話の違いについて解説して行きたいと思います。
ビジネスフォンとは？
ビジネスフォンとは簡単に言うと、電話機単体ではなく、主装置(PBX)と専用電話機を組み合わせて使用する電話装置システムのことを言います。
家庭用は1台の電話機に、親機と子機がついたものが主流となり、一般的に電話機も1台、電話回線も1回線ですが、ビジネスで使う場合は、デスクに1台は電話を設置したい、という状況も多いのではないでしょうか。
このため、ビジネスシーンで使われるビジネスフォンは、主装置(PBX)によって電話番号が1つの場合でも、複数の端末があれば契約した回線分が同時に対応可能になります。
つまり、顧客から電話が入った場合、1つの電話が電話中でも違う電話機で対応が可能になるのです。
サービスや契約によっても異なりますが、主要回線数は～数百回線ほど対応することが可能です。
ビジネスフォンの機能
ビジネスフォンには、主に以下の3つの機能が備えられています。
外線‐発信・着信機能
こちらは家庭用の電話と変わりない機能になりますが、外線に発信したり、外線からの着信を受けたりする機能で、ビジネスフォンの基本的な機能となります。
普通の電話と違うのは、ビジネスフォンは複数の電話機での利用が可能で、オフィスのビジネスフォンで「外線1」「外線2」などというボタンの表記を見たことがある方も多いでしょう。
着信があると、着信音と共に外線ボタンが点滅し、点滅している外線ボタンを押して受話器を上げると通話ができる状態となりますが、例えば「外線1」が使用中の場合は、「外線2」にかかり、「外線2」も使用中なら「外線3」にかかってくる、という仕組みです。
回線数により外線の数は変わりますが、同時に複数の通話ができるのがビジネスフォンの特徴となります。
保留・転送機能
外部から受けた電話を保留し、他の電話に転送する機能です。
この機能によって、外線1で受けた他の社員宛ての電話を、外線2や外線3の該当社員の電話に転送することができます。
たとえば外線1で電話を取った場合、保留状態となっている外線を取次先の社員に伝えることで、該当の社員は保留状態となっている外線1のボタンを押すことで、電話に出ることができます。
取次先の社員が近くにいない場合は、内線で呼び出してからどの外線が繋がっているかを伝え、相手は外線1のボタンを押してスムーズに電話に出ることができます。
内線機能
ビジネスフォン独自の機能として、内線機能があります。
オフィス内の電話同士を内線でつないで、社員同士で通話することができます。
ビジネスフォンの各電話機には内線電話が振り分けられており、会社の規模によっても異なりますが、2桁から4桁まで任意の番号を割り当てることが可能です。
割り当てられた内線番号をダイヤルすることで相手を呼び出すことができ、内線と外線の呼び出し音は変えられるため、相手には内線で電話がかかってきたことが分かります。
ビジネスフォンのメリット
コスト削減ができる
たとえば、オフィスに家庭用電話を導入した場合、どんな不具合が起こるでしょうか？
家庭用電話機では、一台あたり1つ電話番号が割り振られ、一回線分の基本料金と通話料金が毎月発生します。
たとえばオフィスに3フロア、それぞれに1台ずつ電話機を設置すると、3台の家庭用電話を準備することになり、電話番号も6つになります。
すると、3回線分の基本料金（回線使用料金）と通話料金が毎月発生することになってしまいます。
コストが3倍！！とんでもない事態ですよね。
ビジネスフォンであれば、契約は一つでも、電話番号をそれぞれのビジネスフォンで共有できるため、部署ごとなど複数の電話回線は不要となり、契約回線数を減らすことで大幅なコストカットが実現できます。
複数の電話で同時に対応可能
外線の発信・着信機能でも触れましたが、ビジネスフォンは家庭用の電話機と異なり、複数の電話に対応できる機能があります。
代表電話番号は1つでも、複数の端末を導入すれば、契約した回線数だけ同時に通話することが可能です。回線数は会社の規模や人数に合わせて、必要な数だけ契約することができます。
ビジネスにおいて「いつも話し中」「なかなかつながらない」という状態だと、顧客に不信感を与えてしまいますが、ビジネスフォンがあれば、複数の着信に同時に対応することが可能です。
内線機能で業務効率アップ！
内線機能の優れている点は、外線扱いで通話の度に通話料金がかかってしまっていた各部署間での発着信も、ビジネスチャンスの内線化で、通話料金を無料にすることができるということです。
違うフロアや、別のオフィスにいる社員に電話を取り次いだり、連絡を取る際に役立つのはもちろん、発着回数や通話料も気にすることなく社内でコミュニケーションを取ることが可能です。
まとめ
ビジネスフォンを導入することで、複数の外線使用や保留・転送、内線など便利な機能が使えるだけでなく、コスト削減にも繋がります。
さまざまな機能により業務の効率化・コストカットが可能で、ビジネスには適していると言えるでしょう。
オフィス電話本舗でもビジネスフォン導入のご相談が可能です。
自社にとってどんなビジネスフォンやプランが良いか、気になった方はぜひお気軽にお問い合わせください。
