ビジネスフォンでは、通常のダイヤル発信の他にも、もっと簡単に電話をかけられる方法があります。
方法としてはワンタッチダイヤルや短縮ダイヤル、リダイヤル発信がありますが、今回は「短縮」機能の活用法についてご紹介したいと思います。
短縮ダイヤルの使い方をマスターすれば、架電が楽になり、業務の時短にもつながります。
短縮機能をマスターして、ビジネスフォンを使いこなしてみましょう！
短縮ダイヤルとは
短縮ダイヤルとは、2～4桁の数字を押せば短い番号にダイヤルするだけで電話をかけることのできる機能です。本来の長い番号を押すことなく、たとえば「001」「0002」などの数字を押せばすぐに相手に電話をかけることができます。
ビジネスフォンの電話帳の機能を使うこともできますが、膨大なデータの中から毎回検索するのは、少し手間ではないでしょうか。
よくかける電話番号を短縮ダイヤルに登録しておくことで、素早く架電できるので、作業効率化にもつながるでしょう。
短縮ダイヤルの使い方
短縮ダイヤルの登録の仕方は機種によっても異なりますが、ビジネスフォンの短縮番号は共通になるので、親機で作業を行えば、同じグループのどの電話機からも呼出可能です。
2～4桁の短縮番号を登録することで簡単に連絡先の電話番号を呼び出せますが、架電の際に連絡先の内容が確認できるよう、事前に以下の内容を登録しておきましょう。
・漢字名称
・フリガナ
・グループ番号
・外線発信の特番
・着信音色
・着信先
-漢字名称
漢字名称を登録すると短縮ダイヤルの発信時、また登録した電話番号の着信時に液晶画面に漢字名称が表示されます。電話番号の相手をすぐに把握できるので、とても便利です。
-フリガナ
フリガナを入力することで、五十音順や頭文字など、文字で短縮ダイヤルの検索をかけることができます。
-グループ番号
登録した短縮ダイヤルの電話番号をグループ分けしたい時に、グループ番号を設定することができます。
たとえば、グループ01は取引先の代表番号、グループ02は社員の携帯番号、といった具合です。
-外線発信の特番
短縮ダイヤルごとに使用する電話回線を分けることも可能です。
たとえば、会社の代表番号から発信する時は「外線発信特番0」を割り当て、携帯番号から発信したい場合は「外線発信特番1」で発信できます。
-着信音色を入力
短縮ダイヤルに登録した電話番号別に、着信したときの着信音色を設定できます。
着信先を入力
短縮ダイヤルに登録した電話番号から着信したときの着信先を設定できます。
たとえば、○○-○○○○-0001から着信したときは内線1に着信し、○○-○○○○-0002から着信した時は特定の部署に着信する、といった具合です。
短縮ダイヤルは3種類
1.共通短縮ダイヤル
「共通短縮ダイヤル」とは、同じPBX（主装置）に接続されている端末すべてで共有できる短縮ダイヤルのデータです。
社内全体で共有するため、特定の端末に限定して番号を登録するケースがほとんどです。
登録できる端末を限定する理由は以下の通りです。
・重複登録の防止
・軽はずみな登録の防止
・誤った消去の防止
事前にこういった予防策を施しておくことで、修正の手間を省き、トラブル防止にもなります。
2.個別短縮ダイヤル
「個別短縮ダイヤル」とは、電話機ごとに個別に短縮番号を設定できる機能のことです。
個別に設定できるため、自分がよくかける取引先や顧客の電話番号を登録して、使いやすくカスタマイズできます。
共通短縮ダイヤルとセットで使うと便利でしょう。
3.グループ短縮ダイヤル
「グループ短縮ダイヤル」とは、短縮ダイヤルに登録した番号をグループ分けして、フロア・部署・課ごとなどで共有する機能のことです。
登録設定するのは多少手間がかかりますが、グループ毎に異なった番号を設定できるため、1度登録しておくと仕事の効率化にもつながる非常に便利な機能です。
ただし、グループ短縮ダイヤルを使用するには工事段階での設定が必要になります。
ビジネスフォンの新規導入時や入れ替え時に販売業者に相談しましょう。
まとめ
今回は短縮ダイヤルの使い方について解説致しました。
短縮ダイヤルをうまく活用することで、電話を使った業務を効率よくこなすことができます。
ビジネスフォンをこれから導入したいと考えている方、使用方法についてお悩みがある方はぜひお気軽にオフィス電話本舗にお問い合わせください。
ビジネスフォンのプロとして、お客様に最適なご提案ができるよう、誠心誠意対応させて頂きます。
