新たにオフィスを設立したり移転する場合に必要なのが、ビジネスフォンの導入です。
ビジネスフォンをオフィスに新規導入する場合、ビジネスフォンの台数はどのように決めるのが良いのでしょうか。
必要な台数は、オフィスの規模や使用頻度によっても変わってきます。
今回は、必要なビジネスフォンの台数の決め方やオフィスの規模によって台数の目安について見て行きましょう。
ビジネスフォンの台数の決め方の目安
ビジネスフォン導入時、台数を決める際に、従業員の数イコール電話機の台数と見積もる人も多いのではないでしょうか。
しかし、現況だけでなく、将来従業員数が増えた場合のことも想定しておかなければなりません。
というのも、機種によっては接続可能な電話機の上限数が決まっていたり、そもそも増設ができない機種もあるためです。
増設が必要になったときに総入れ替えをするとなると、工事費用が余分にかかることもあるので、注意が必要です。
では、ビジネスフォンの台数は、どのように決めたら良いのでしょうか？
一般的には、デスクの数と会議室数を目安にすると良いでしょう。オフィスのレイアウト図のデスクや会議室、打ち合わせスペースなど、必要と思われる場所に○をつけて必要台数を可視化します。
また、上述の通り現在の従業員数だけでなく、オフィス拡大の予定や将来どのくらい従業員が増えそうか、将来的に必要数の増設が問題なく行える機種を選ぶようにしましょう。
ビジネスフォン導入とチャンネル数の関係性
チャンネル数という単語を聞いたことがあるでしょうか？
ビジネスフォンを導入する際は、必要なチャンネル数について事前に検討する必要があります。
ここでは、チャンネル数とはなにか、またチャンネル数の考え方について見て行きます。
チャンネル数とは？
チャンネル数とは、「同時通話が可能な数」のことです。
たとえば家庭用の電話機の場合、着信があった回線に接続している電話機1台でしか通話ができません。
家庭用電話機にはPBX（主装置）がなく、1台の電話機に1回線のみの接続となるためです。
一方のビジネスフォンでは、PBX（主装置）を経由することで、1つの回線を複数の電話機で共用できます。
つまり、1つの回線で2人以上の同時通話が可能になります。
また、電話回線やビジネスフォンの数とチャンネル数は一致していない、という点はあまり知られていません。
ビジネスフォンを3台導入したとしても、3台で同時に通話できるわけではなく、チャンネル数によって、ビジネスフォンの導入方法や契約するプランが異なります。
チャンネル数によって電話業務の効率化に影響が出てくるため、ビジネスフォンを複数台導入する際は、必要なチャンネル数についても合わせて検討しなければなりません。
アナログ回線の場合、1回線＝1チャンネル（通話）ですが、ISDNデジタル回線の場合、1回線＝2チャンネルで、光電話は1光ファイバーにつき数チャンネル使用可能になっています。
一般的なチャンネル数の目安としては、オフィスの従業員数の3分の1程度といわれています。
30人のオフィスなら10チャンネルあれば最適というわけです。同時通話の可能性のある最大人数を加味して、最適なチャンネル数を決めましょう。
オフィスの規模に応じた最適な台数とは？
・小規模オフィス【20名未満の場合】
20名未満の小規模なオフィスであれば、ビジネスフォンの台数は１～20台で導入するのが一般的です。
業務で日常的に電話を使用する場合は、社員数相当のビジネスフォンが必要でしょう。
電話を頻繁に使用しない業種であれば、2名につき1台程度のビジネスフォンで十分といケースもあります。
どの程度の頻度でビジネスフォンを使うのか把握したうえで、必要な台数を検討すると良いでしょう。
・中規模オフィス【20名以上の場合】
20名以上の中規模オフィスであっても、社員数と電話の利用頻度でビジネスフォンの台数を決めて行きます。
オフィスの広さによっては、一桁台のビジネスフォン数では足りなくなることもあり、一概には言えませんが、最低10台程度の電話機が必要になってきます。
各社員が電話を頻繫に使用する場合は、30台程度のビジネスフォンが必要になるケースもあります。
業種によってはビジネスフォンの搭載機能についても、事前に確認しておくと良いでしょう。
・大規模オフィス【100名以上の場合】
100名以上の社員が勤務する大きなオフィスの場合は、10～30台のビジネスフォンを導入するのが一般的です。
電話を使う社員や頻度が多い場合は、さらに多くのビジネスフォンが必要になります。
特にコールセンターや電話での営業業務が多いオフィスでは、多くのビジネスフォンが必要です。
デスクの数に対して、何台程度のビジネスフォンが必要なのか、また、将来的に事業拡大予定や従業員の増員が見込まれる場合は、最大接続数に余裕のあるビジネスフォンを選びましょう。
まとめ
ビジネスフォンを導入する際には、回線数だけでなく、適切なチャンネル数も重要な検討項目になります。
また、現在の従業員と電話の数だけでなく、同時に通話したい電話機の数や、将来的な運用も視野に入れて選ぶと良いでしょう。
もし、電話機の数やビジネスフォンの種類などについて、少しでも迷うところがありましたら、オフィス電話本舗までお気軽にお問い合わせください。
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