外回りなどの外出やリモートワークが多い企業では、固定のビジネスフォンの使用に不便を感じることも多いのではないでしょうか。
このような課題は「スマホのビジネスフォン化」によって解決することができます。
スマホのビジネスフォン化によって場所を問わずビジネスフォンとして利用できるため、業務の効率化や働き方改革にもつながります。
スマホをビジネスフォン化するといっても具体的にどんな方法があるのかわからない、という方に向けて、スマホをビジネスフォン化する方法やそのメリットや費用相場についてご紹介します！
スマホをビジネスフォン化するには？
現在アナログ回線のビジネスフォンを使用しているオフィスで、スマホをビジネスフォン化するには、主に4つ方法があります。ここでは、具体的な方法について解説していきます。
1.専用アダプタを利用する
ビジネスフォンはオフィス内に主装置(PBX)を設置して、通信ネットワークの環境を構築します。
この主装置(PBX)に専用アダプタを接続することで、インターネット回線を経由しスマホをビジネスフォン化することができます。
この方法であれば、現在お使いの主装置(PBX)を利用できるため、大掛かりな工事や手続きが必要ありません。
また、インターネット回線を使うため、追加の月額使用料がかかることもありません。
工事費や手間を最小限に抑えつつ、スマホをビジネスフォン化できる方法だと言えるでしょう。
ただし、スマホの機種によっては対応できないこともあるため、利用したいスマホや端末に対応しているか、専用アダプタのメーカーに事前に確認しておくと安心です。
2.アプリを利用する
スマホに専用アプリをインストールすることで、ビジネスフォンとして利用できるサービスです。
アプリのみで完結するため、ビジネスフォンの主装置(PBX)や専用アダプタも必要なく、手軽に導入できるのが魅力です。
3.クラウドPBXを利用する
クラウドPBXは、主装置(PBX)をクラウド上に設置してインターネット回線をを利用してビジネスフォンの仕組みを構築するシステムです。
インターネットを介してスマホ端末をつなぎ、会社代表番号を使って発着信を行ったり、内線通話も可能にします。
通常のビジネスフォンと大きく違うのは、主装置(PBX)をクラウド上に設置するため、設置や配線工事の必要がなく、費用を大幅に抑えることができる点です。
導入までのスピードが早いのも特徴です。各ベンダーによって異なりますが、申し込みから1～2日、最短で即日導入できるものもあります。
主装置(PBX)のメンテナンスが不要であったり、ビジネスフォンの基本機能以外だけでなく、業務に役立つ機能が使えるなどのメリットがあります。
4.FMCを利用する
FMCとは、Fixed Mobile Convergenceの略であり、スマホと固定電話の回線網を接続して内線通話を可能にするサービスです。
FMCは大手スマホキャリアが提供するサービスで、面倒な工事や社内に特別なシステムを設置してなくてもスマホの内線化が可能になります。
ただし、スマホキャリアと固定電話の通信キャリアを統一しなくてはならないという制限があります。
プライベート利用しているスマホのキャリアは従業員によって異なるため、FMCで内線化を導入する場合は、会社が業務用の端末を配布する必要が出てくるでしょう。
また、FMCはあくまでもスマホの内線化に特化したサービスとなります。
外線発信をする際には個別の携帯電話番号が相手のディスプレイへ表示される点については、注意が必要です。
スマホをビジネスフォンにするメリットとは
それでは、スマホをビジネスフォンにすると、実際どのようなメリットがあるのでしょうか。それぞれ解説します。
どこにいても迅速な対応が可能！
最大のメリットは、やはり外出中やテレワーク中など、どこにいても迅速な対応が可能になることでしょう。
顧客や取引先とスムーズに連絡を取ることができるため、重要な電話やビジネスチャンスを逃すことが減ります。「いつでも連絡が取れる」という安心感は、信頼感や企業イメージのアップにもつながるでしょう。
さらにオフィスにいる社員との連携もスムーズに行うことができ、業務効率化にもつながります。
スマホから会社の番号で発着信できる
スマホをビジネスフォン化すれば、外出先やリモートワークの際にも会社の電話番号で発着信が可能になります。
社員はどこにいても会社の電話番号を使ってスマホから発着信ができるので、顧客や取引先にも一目で「あの会社からだ」と分かってもらえます。
スマホをビジネスフォン化することで機会損失を減らし、ビジネスチャンスにつながりやすくなります。
取引先や顧客への折り返し対応が多い、テレワークやフリーアドレスの導入を検討している、といった企業にもおすすめです。
購入やメンテナンスのコスト削減につながる
大幅なコスト削減ができることも、スマホのビジネスフォン化によって受けられる恩恵の一つです。
従来のビジネスフォンの場合、主装置(PBX)の設置工事やメンテナンス対応、不具合が出たら修理対応や買い替えも必要になるため、かなりのコストがかかります。
従業員のスマホをビジネスフォン化する仕組みを導入すれば、従業員がプライベートで使用している端末をそのままビジネスフォンとして使用できるため、大幅なコストカットにつながります。
また、モバイルネットワークを利用して通話やデータ通信を行うため、固定電話回線の維持費や通話料金などの通信コストもカットできます。
ビジネス向けの通信プランやパッケージを活用して、コストの最適化を図ることも可能です。
まとめ
時代の変化に伴い、連絡手段もスマホが主流になってきました。
よりビジネスを発展させていくには、社員が働きやすく、かつビジネスチャンスを逃さない環境を整備することが求められます。
仕事とプライベートの切り分けがしにくい、セキュリティリスクの対策が必要などの注意点もありますが、場所を選ばない対応や会社の電話番号で発着信ができる、コスト削減の実現など、スマホのビジネスフォン化には多くのメリットがあります。
効果的な導入をすることによって、利便性を高めビジネスをさらに発展させることができるでしょう。
スマホのビジネスフォン化を検討している、自社にどんな導入の方法が合うかお悩みの方は、ぜひオフィス電話本舗までお気軽にご相談ください。
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