ビジネスフォンは、企業が業務を進める上で欠かせないコミュニケーションツールですが、うまく活用できていないのではないか、導入コストに見合う効果が得られているかなど、ビジネスフォンのお悩みや疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。
この記事では、なぜビジネスフォンが必要なのか、効率的なビジネスコミュニケーションを実現するための解決策について解説します。
ビジネスフォンはなぜ利用されるのか
そもそもビジネスフォンは、なぜビジネスに利用されるのでしょうか？
ビジネスフォンは、企業内で複数の電話機を効率的に利用するための電話システムです。主装置（PBX）と呼ばれる電話交換機をオフィスに設置し、各電話機とつなげることで外線電話と内線電話の切り替えや保留・転送などの機能を複数の電話機で共有できるようになります。
主装置（PBX）と電話機でビジネスフォンのシステムを構築することで、個人や部署ごとに回線を設置する必要がなくなり、内線通話や保留・転送など多彩な便利機能を使えるため、コスト削減や業務効率化に役立ちます。
このため、ビジネスフォンは多くの企業で利用されているのです。
ビジネスフォンのよくあるお悩みとは
多彩な便利機能を備えたビジネスフォンは多くの企業で利用されていますが、高性能な機器の継続利用には課題もあるのではないでしょうか。ご担当者様からよく聞くお悩みには、以下のようなものがあります。
-高額な導入費用や通話料がかかる
ビジネスフォンの導入には初期費用がかかります。
小規模なオフィスであっても、主装置（PBX）の購入・設置だけで1台あたり10万円～数十万円と高額な費用が発生します。
さらに電話機1台あたり1～5万円、電話回線の工事費用に5～10万円、電話機の設置・設定費用が数万円～と、まとまった導入費用が必要になります。
月々の通話料金も無視できません。長時間の通話や支店、国際通話など、月末の請求が想定外の金額になることもあるでしょう。
担当者の頭を悩ませる予算外の通話料金は、企業のコスト管理に影響を及ぼす可能性があります。
-主装置（PBX）の設置工事が必要になる
ビジネスフォンの初期導入や増設時、オフィスレイアウトの変更の際には、電話回線やLANケーブルの配線工事が必要になります。
オフィスの規模や建物の状況によっては、複雑な配線工事に時間がかかったり、工事費用が余分にかかるケースも出てきます。
オフィスの移転の際にも移設工事が必要です。現在使用中のビジネスフォンを増設できるか、配線に問題がないかについても確認しなければなりません。
工事自体に時間がかかる場合もあるので、業務に影響が出ないようにスケジュールを組む必要があります。
-定期的な保守・メンテナンスの負担が増える
ビジネスフォンは比較的壊れにくい丈夫な機器とはいえ、精密機器のため適切なメンテナンスや保守を行わないと機器としての寿命が短くなるリスクがあります。
メンテナンスの内容は、配線に問題がないか、主装置（PBX）の動作チェックやクリーニング、データのバックアップなどがあります。
オフィスに電話機が多ければ、機器の故障が見つかった時にかかる修理費用や買い替えの手間も増えてしまいます。費用がかかっても、ビジネスフォンの定期的なメンテナンス、点検は欠かせません。
効率的なビジネスコミュニケーション実現のために
ここからは、ビジネスフォンのお悩みを解決する方法をご紹介します。
1.クラウドPBXの導入
クラウドPBXは、簡単に言うとインターネット回線を利用した電話システムです。従来の主装置（PBX）の替わりに、クラウド上の主装置（PBX）を利用します。
スマートフォンなどの端末にアプリなどを入れることで、インターネット回線さえあれば、世界中どこにいても会社の電話番号で受発信ができ、さらに国内・海外を問わず、内線通話は無料で利用できます。
場所を選ばず利用できるクラウドPBXなら、外出中やテレワークなど、オフィスに担当者が不在でも柔軟な対応が可能です。
大きなメリット、主装置（PBX）の設置の必要がなく、従来のビジネスフォンのように高額な主装置（PBX）の購入や配線工事なども不要なことです。通話料金も固定電話と比較して、およそ10～25%抑えることができます。
市外局番(03等)、050、0080、0120等のNTTから取得した番号をそのまま利用でき、オフィス移転などで局番が変わった場合もスムーズに番号を引き継げるのも魅力です。
いつでもどこにいても会社にいるのと同様の対応ができ、主装置（PBX）の購入費用や工事費などの初期費用からメンテナンス費用、さらに通話料金も削減できるクラウドPBXを導入することで、運用における費用対効果が高め、コスト削減につながります。
クラウドPBXについてもっと知りたい方はこちらもご参照ください。
https://www.officedenwa-h.com/blog/cloudpbx-merit/
2.グループウェアの導入
グループウェアとは、スケジュールや業務管理などの情報をチームで共有したり、業務上のコミュニケーションに活用するソフトウェアです。グループウェアの主な機能は、以下の通りです。
・メール
・スケジュール管理
・タスク管理
・Web会議
・連絡先一覧
・施設の予約
・掲示板
これらの機能を活用することで、社員同士でお互いのスケジュールを瞬時に確認したり、リアルタイムでタスク管理を共有し、効率的に業務を進めることができます。
社内や部署内だけでなく、テレワーク中の社員との情報共有やスケジュール管理やコミュニケーション、業務の進捗確認やデータのやり取りなどがスムーズに行えます。
社内SNSにも似ていますが、グループウェアはSNSのチャット・メール機能に加え、業務の生産性を向上させるさまざまな機能を備え、コミュニケーションの向上や、業務の活性化に有効活用できます。
グループウェアについてもっと知りたい方はこちらもご参照ください。
https://www.officedenwa-h.com/blog/group-ware-point/
クラウドPBXとグループウェアの併用でさらなる効率化を
ビジネスフォンの役割やよくあるお悩み、解決法について解説しました。
業務効率化に役立つビジネスフォンですが、高額な導入費用や通話料、主装置（PBX）の設置工事やメンテナンスに手間や費用がかかるのも事実です。
クラウドPBXやグループウェアの導入についてご紹介しましたが、2つのツールを組み合わせることによって、さらなる相乗効果が期待できます。特に外出が多い業務やテレワークを推進する企業様には、クラウドPBXとグループウェアの併用はおすすめです。
現在お使いのビジネスフォンの導入や入れ替え、クラウドPBXの導入を検討されている方は、オフィス電話本舗でもご相談が可能です。ぜひ、お気軽にお問い合わせください。
オフィス機器やビジネスフォンの専門知識に詳しい経験豊富なスタッフが誠心誠意対応させていただきます！
