オフィスで電話に出たら、たまに「ピーッ」というFAX音が聞こえてくる電話を受けたことはありませんか？
知らなければ、電話機の故障？と思われるかもしれませんが、これは間違ってFAXがビジネスフォンに着信した時の現象です。
FAXの誤送信だと分かれば、電話を切ってしまう方も多いでしょう。しかし、FAX機（複合機/コピー機）が主装置（PBX）に接続されていれば、間違いFAXをFAXに転送することが可能です。
この記事では、ビジネスフォンにかかってきた、煩わしい間違いFAXの対策方法をご紹介します！
間違いFAXが電話回線に来ないための対策
1.FAX機（複合機/コピー機）に内線番号の割り当てる
FAXを適切に転送するための最初のステップとして、FAX機（複合機/コピー機）に内線番号を割り当てる必要があります。
内線番号が割り当てられていれば、誤送信されたFAXの内線転送が可能になります。
冒頭でも触れたように、FAX機（複合機/コピー機）を主装置（PBX）に接続した時点で内線番号が割り当てられているので、FAXの内線番号さえ分かれば、簡単に転送することができます。
2.FAX機（複合機/コピー機）への転送
上記の手順でFAXに内線番号を割り当てたら、FAXに転送する方法は、通常の内線転送と同じです。
1.着信した受話器から「ピーヒャラ音」が聞こえたら、「保留ボタン」を押して一旦保留状態にする
2.FAXの内線番号をダイヤル
3.呼び出し音が聞こえたら、受話器を下して転送完了
FAX機（複合機/コピー機）の内線番号さえ分かっていれば、この簡単な操作で転送が可能です。
間違いFAXが送られてきた電話を切っても、相手が送り間違えていれば、何度もかかってくることがありますが、この手順でスムーズにFAXに転送することができます。
ただし、FAX機（複合機/コピー機）を主装置（PBX）に接続していることが前提です。
単独でFAX機（複合機/コピー機）を設置していると転送はできないので、その点は注意しましょう。
3.着信拒否の設定
頻繁に間違いFAXが送られてくる場合には、着信拒否の設定が有効です。
繰り返し誤送信が送られてきたら、以下のステップで着信拒否を設定しましょう。
-誤送信元の特定
まず、FAXの受信履歴や送信者情報を元に、繰り返し誤送信を行っている番号を特定します。
-FAX機の設定メニューを開く
次に、FAX機の設定メニューを開いて、「着信拒否」もしくは「ブロックリスト」のオプション機能を探して設定します。
「オプション」は機種によって名称が違うことがあるので、名称が分からない場合はインストラクションを参考にしましょう。
4.先方への通知
間違いFAXの多くは、番号の押し間違いやうっかりミスが多いものです。誤送信が続く場合は、そのままにせず、先方にも伝えてあげましょう。
間違いを指摘することは、FAXを送信した相手側にとっても重要です。こちらは受け取っていなくても、向こうはFAXを送ったと思っていることもあります。
特に外線に0発信を使用する職場では、他の番号にかけたつもりがなくても、0をつけ忘れてうっかり違う番号に誤送信してしまった、ということがあります。
実際、大切な機密情報の流出は、こういった間違いFAXによって起こることが多く、放っておくと大きなトラブルにもなりかねません。
先方に間違いを指摘することで、間違いFAXの根本的な解決や、情報漏えいを防ぐことにつながります。
まとめ
オフィスで仕事中に受けた電話から「ピーヒャラ音」が聞こえたら、忙しいときなどイラッときますよね。
こういった間違いFAXが電話回線に来ないようにするためには、以下の対策が有効です。
1.まず、FAX機（複合機/コピー機）に内線番号の割り当てて、受信した電話からFAX機に転送できるようにする
2.FAX機（複合機/コピー機）に内線番号が割り当てられていれば、通常の内線転送の要領で簡単に転送できる
3.頻繁に送られてくる間違いFAXには、着信拒否の設定も可能
4.根本的な解決には、先方に通知することが重要。情報漏えいなどのトラブルも回避
これらのステップで対策を講じることで、間違いFAXの悩みは劇的に減るでしょう。
オフィス電話本舗では、ビジネスフォン、複合機（コピー機）の販売から工事、メンテナンスまで一貫したお取り扱いが可能です。
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