働き方改革の一環として、フリーアドレス（固定席を設けず、空いている席に自由に着席するオフィス形態）を導入する企業が増えています。
しかし、フリーアドレスの場合、電話対応が不便になるといった課題が出てきます。
従来のオフィスでは「一人ひとり自分の席の電話機で取る」というのが一般的でしたが、フリーアドレス化した途端、そのルールは通用しなくなります。
社員の場所がすぐにわからず、取次に手間取ってしまうこともあるでしょう。
この記事では、ビジネスフォンの販売・工事を数多く手掛けてきたプロの視点から、フリーアドレスオフィスのメリットやデメリット、フリーアドレス化での失敗を防ぎ、電話運用を成功させるポイントについて分かりやすく解説します！
フリーアドレスのメリット
フリーアドレスを導入するメリットを〇つご紹介します。
1.社内での交流が活発になり生産性向上につながる
フリーアドレスを導入すると、他部署の社員とのコミュニケーションが増え、ビジネスのアイディアが生まれやすくなり、社内の交流が増えることで、業務上の悩みを解決するきっかけにもなるでしょう。
さらに、社員の業務内容に合わせてデスクを選択できるため、集中して業務をこなしたい時には人が少ない座席を選び、コミュニケーションを取りたい時は共有スペースに移るなど、主体性を持って働くことができます。
こうしたTPOに合わせた働き方は、社員の満足度や生産性向上につながりやすくなります。
2.オフィススペースを最適化できる
スペースを有効活用し、オフィスの最適化ができることも、フリーアドレスの大きなメリットです。
座席数を減らして空いたスペースに、カフェテリアなど快適な共有設備を設けたり、複数の拠点を集約することも可能です。
3.コスト削減が期待できる
フリーアドレスを導入することで、コスト削減が期待できます。
2フロアを1フロアにまとめるなど、複数の拠点を集約することで、固定費の削減が可能になるためです。
さらに、座席数や共有備品を減らし、冷暖房などの電気代削減につながる点もメリットの一つでしょう。
フリーアドレスのデメリット
ご紹介したように、フリーアドレスには多くのメリットがありますが、一方で、デメリットもあります。次に、実際に導入した企業の事例から、デメリットについて解説します。
1.座席探しにストレスを感じる
フリーアドレスは、決まった席がないため、オフィスが混んでいると空席が見つからないことがあります。
また、同僚に相談したいことがあっても、居場所がなかなか見つからない…というシーンもあるでしょう。日常的にこういったことがあると、ストレスを感じたり、やる気をなくす要因になります。
2.座席管理や電話の取次が難しい
社員が「どこに座っているのか分からない」ため、座席管理や社員の在席状況を把握するのが困難になります。
また、固定席があるオフィスと違って決まった内線が割り当てられていないため、電話の取次がストレスになってしまいます。
3.荷物や書類の管理が難しい
固定席がないため、荷物や書類の管理が難しくなってしまいます。
これまでデスクで保管していた書類や荷物を、席を変えるたびに移動させる必要あり、いちいち持ち運ばなくてはならず、社員は負担に感じることもあるでしょう。
失敗しないフリーアドレス導入のために
次世代型のフリーアドレスの効果を最大限活かすには、デメリットや課題の解消が欠かせません。導入の失敗を避けるための、〇つのアイディアをご紹介します。
1.目的や方針の共有
フリーアドレスの目的や方針を社員に共有し、賛同を得てから導入を進めましょう。
固定席が無くなることに不安を感じる社員も、少なからずいるため、フリーアドレス導入後のイメージを共有し、社員の意見を反映することで、スムーズに進められるでしょう。
2.一部の部署で試験的に始める
全社で導入する前に、一部の部署で試験的に導入を行い、課題を把握した上で改善を行い、全社への導入を進めると効果的な展開ができます。社員のストレスも最小限にすることができます。
3.ペーパーレス化の推進
フリーアドレスの良さを十分に発揮するためには、ペーパーレス化を推進することが重要です。紙の書類を使用した業務が多いと書類の共有が難しく、承認が必要な担当者の座席を探す手間も出てきてしまいます。
電子サインや電子請求書などを導入し、ペーパーレス化を進めることで、フリーアドレスの効果を最大限に引き出せます。
4.クラウドPBXの導入
固定電話機がないフリーアドレスでは、スマートフォンの内線化がおすすめです。
クラウドPBXを導入してスマートフォンを内線化することで、電話の取次に関する課題を解消できます。
クラウドPBXは、クラウド上に設置したPBX（主装置）をネットワーク経由で活用するため、インターネット環境があればスマートフォンを内線化することができます。
社員がどこにいるのか分からないフリーアドレスでも、スマートフォンを内線化すれば、場所を問わず固定電話からの内線に対応できます。
まとめ
本当の意味でのフリーアドレス化を目指すなら、クラウドPBXやIP電話などを活用し、電話環境を現代のインフラにアップデートする必要があります。
「今のビジネスフォンで、スマホ内線化はできるか？」
「フリーアドレス化を検討したいが、今のオフィスのレイアウトで可能か？」
そんなお悩みをお持ちの方は、ぜひお気軽にオフィス電話本舗へご相談ください。
貴社のワークスタイルや今後の事業計画を細かくヒアリングし、「最適なオフィス環境」を実現するためのトータルインフラ構築をご提案します！
