【完全保存版】事務所移転の流れとは？準備から移転後までを時系列で解説 | ビジネスフォン(ビジネスホン)の導入をお考えならオフィス電話本舗

事務所移転は、物件選定や引っ越し、レイアウト設計、行政手続きなど、多くの対応が発生する大きなプロジェクトです。

「何から手を付けてよいか分からない」
「気付いたら手続きの期限が迫っていた」
「住所変更が必要な手続きに漏れがあった」

といったトラブルを防ぐためにも、全体スケジュールの把握が欠かせません。

この記事では、事務所移転プロジェクトの担当者に向けて、移転準備から移転後までに必要な業務や手続きを時系列で紹介しています。発生する業務を事前に把握し、事務所移転をスムーズに進めていきましょう。

Table of Contents

1.【事務所移転｜6カ月前まで】移転準備をスタートする

【6カ月前チェックリスト】

□　事務所移転プロジェクトを立ち上げる

□　移転スケジュールとチェックリストを作成する

□　事務所移転の目的を確認する

□　事務所移転の予算を確認する

□　現事務所の解約予告期間を確認する

□　移転先事務所を選定する

□　業者選定を行う

移転が決まったら、初めに何をすればよいのでしょうか。まずは、移転決定後に取りかかる業務について解説します。

1-1.事務所移転プロジェクトを立ち上げる

移転プロジェクトでは、移転責任者一人で対応するのではなく、関係部署から担当者を選出することが大切です。

初期段階で、プロジェクトメンバーを決め、各業務の担当者や窓口を明確にしておくとスムーズな進行につながります。

1-2.移転スケジュールとチェックリストを作成する

事務所移転では多くのタスクが発生するため、移転スケジュールやチェックリストの作成が欠かせません。業者との契約も多く発生するため、スケジュール管理が必須となります。

早期にスケジュールを作成することで、移転プロジェクトの全体の流れや必要な作業を把握できます。初期段階のため、ざっくりとしたスケジュールでも問題ありません。移転日や移転先の選定、業者選定などのスケジュールを決めておきましょう。

コメント
チェックリストもタスク漏れを防ぎ、担当者をバランスよく配置するために早めに作成しておくと安心ですよ。

各章のチェックリストは、ぜひコピーして進捗管理に活用してくださいね。

1-3.事務所移転の目的を確認する

移転には、さまざまな背景があります。

【移転の理由】
・人員増加や事業の拡大
・コスト削減
・働き方への対応
・アクセス改善
・老朽化・設備問題
・ブランディング
・統合や組織の再編成

理由を明確にすることで、移転先の選定をスムーズに行うことができます。

1-4.事務所移転の予算を確認する

予算も初期段階で確認するべき項目です。移転にかかる費用項目をリストにしていますので、参考にしてください。

項目	詳細
現事務所関連	・退去費用・原状回復工事・解約違約金・不用品廃棄費用
新事務所関連	・敷金・保証金・前家賃・内装工事・レイアウト変更費
インフラ・設備関連	・インターネット回線工事費・電話回線工事費・LAN工事費・サーバー移設費・セキュリティ設備費
引っ越し関連	・引っ越し業者費用・荷物運搬費・養生費（搬出・搬入時の建物保護費用）・休日・夜間作業費
備品・印刷物関連	・新規家具購入費・OA機器購入費・名刺、封筒作成費・看板製作費
その他	・住所変更手続き費用・登記費用・一時的な業務停止コスト

事務所の賃料以外にも、費用は多くかかります。「駐車場」や「レンタル倉庫」を契約している場合もあるため、現在利用しているサービスを洗い出し、抜け漏れがないように確認しましょう。現事務所で実際にかかっている費用と比較すると、移転後も契約を継続するかどうかも含めて検討できます。

1-5.現事務所の解約予告期間を確認する

事業用物件の解約予告期間は、一般的に3〜6カ月前です。長めに期間設定をしている場合も多いため、移転が決まり次第、賃貸借契約書を確認しましょう。

万が一、賃貸借契約書が見つからない場合は、仲介業者やオーナーへ問い合わせると安心です。確認が遅れると、退去日や移転スケジュールへ影響する場合もあります。

解約通知が遅れると二重家賃が発生し、大きな損失を出してしまうので気を付けましょう。

新事務所が見つからないという理由で、スケジュールが後ろ倒しになることも少なくありません。一度解約の通知を行うと、原則延期や取り消しができないため、解約通知のタイミングには注意したいですね！

1-6.移転先事務所を選定する

移転の目的を踏まえ、必須条件を確認しながら選定しましょう。

【事務所選定のチェックポイント】
・人員計画に基づいた適正な広さ
・賃料、共益費
・執務室、会議室や休憩室の有無
・立地、交通の便
・防災、セキュリティ
・インターネット回線
・入居可能時期、決済時期

希望の事務所をいくつか選定できたら、必ず内覧に行きましょう。

1-7.業者選定を行う

事務所移転には、さまざまな業者との連携が必要になります。金額やサービス内容も異なるため、早めに業者を選定し、対応可能な業務内容や見積もりを確認しておきましょう。

時期によっては高額になったり、予約が取れなかったりするため早めに選定しておくと安心です。

【移転に関わる主な業者】
・不動産仲介業者
・移転先のレイアウトや内装業者
・オフィス家具、OA機器業者
・現事務所で使用しているリース契約中の業者
・引っ越し業者
・現事務所の原状回復工事業者

移転関連業務をまとめて引き受けるトータルサービスを提供している業者もあるため、サービス内容やコストの比較をしながら検討しましょう。

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2.【事務所移転の6〜3カ月前】レイアウト・工事準備を進める

【6〜3カ月前チェックリスト】

□　レイアウトを決定し、内装打ち合わせを行う

□　各業者の見積もり・契約・工事の手配を行う

□　LAN・電源位置を確認する

□　インターネット回線・サーバー移設を確認する

□　セキュリティ会社と調整を行う

□　家具・OA機器の棚卸し、購入品選定を行う

6〜3カ月前には、具体的なレイアウトや工事の準備を開始します。工事期間の調整や、回線・設備関連の契約確認など、時間のかかる業務が集中する時期です。チェックリストを活用しながら漏れなく進めていきましょう。

2-1.レイアウトを決定し、内装打ち合わせを行う

移転先と内装業者の選定が完了したら、事務所のデザインやレイアウトを決めましょう。希望コンセプトを内装業者に伝え、レイアウト案を出してもらいます。

この時、会議室数や配線、収納スペースなども含めて検討しましょう。

近年では、リモートワーク普及に伴い、フリーアドレスを導入する企業も増えています。固定席を減らすことで、事務所面積やコスト削減につながるケースもあります。

補足：フリーアドレスとは
社員が固定席を持たず、自由に席を選んで働くスタイルのことです。

コメント
内装業者とのやり取りは、初回打ち合わせ・設計図・見積もりなど、何度か再提案を依頼する可能性があるため、余裕を持って着手したいですね。

2-2.各業者の見積もり・契約・工事の手配を行う

業者選定後は、見積もりや契約内容を確認しながら、各工事の日程や作業日の調整を進めましょう。

特に内装工事や各種設備工事は、施工期間や作業日の調整が必要になるため、早めにスケジュールを確認すると安心です。

【確認したい内容】

・見積もり内容、追加費用有無
・契約内容
・施工期間
・工事日、搬入日
・ビル管理会社への申請有無
・休日、夜間作業費有無

複合機やOA機器をリース契約している場合は、契約継続時の手続きや移転時の対応有無も確認しておきましょう。

2-3.LAN・電源位置を確認する

レイアウト決定後は、LANや電源位置も確認しましょう。

LAN配線の設計が不十分だと、レイアウト変更や席替えの際に配線トラブルが発生する可能性があります。

【確認したい内容】

・LAN配線位置
・Wi-Fi環境
・会議室の通信環境
・複合機周辺の電源
・配線ルート

特にフリーアドレスを導入する場合、Wi-Fi環境や電源位置によっては、席ごとに通信が不安定になったり、電源が使いづらくなったりする可能性があります。

2-4.インターネット回線・サーバー移設を確認する

サーバー移設やインターネット回線についても、早めに確認を進めましょう。移転先によっては現在契約しているインターネット回線を使用できない場合もあります。

移転を機に回線契約や通信環境を見直す企業もあるため、現在の契約内容を確認しておくと安心です。

【確認したい内容】

・現在の回線を移設できるか
・新規契約が必要か
・解約費用や違約金有無
・工事日の確認
・インターネットや電話が停止する期間の有無
・サーバーバックアップ対応有無

コメント
工事日によっては一時的にインターネットや電話が使用できなくなる可能性もあるため、情報システム部門や業者と連携しながらスケジュール調整を行いましょう。

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2-5.セキュリティ会社と調整を行う

入退室管理や警備システムを導入している場合は、セキュリティ会社との調整も進めましょう。

移転先のレイアウトや利用人数によって、セキュリティ設備の追加や変更が必要になる場合もあります。

2-6.家具・OA機器の棚卸し、購入品選定を行う

事務所のコンセプトや予算を加味し、移転先でも使用するものと新しく購入するものを検討します。

オフィス家具をまとめて購入すると、社内決裁に時間がかかることもあるため、早めに選定し、移転日に間に合うように発注しましょう。

ここで、廃棄する家具も具体化できるため、不用品の回収見積もりや日程調整も進めていきます。

3.【事務所移転の3〜1カ月前】社内外への周知と各種変更を行う

【3〜1カ月前チェックリスト】

□　社内へ移転内容を周知する

□　各種連絡先・登録情報を確認する

□　ホームページやWeb情報の変更準備を行う

□　各種書類・印刷物を更新する

□　新事務所の施主検査を行う

3〜1カ月前になると、社内外への周知や住所変更に伴う各種手続きを進めていきます。特にホームページや印刷物の修正は、制作や納品に時間がかかる場合もあるため、早めに準備を進めましょう。

また、移転直前は業務と並行して対応することも多くなるため、余裕を持ったスケジュール管理が重要です。

3-1.社内へ移転内容を周知する

移転は、移転プロジェクトのメンバー以外にとっても大きなイベントです。移転後もスムーズに業務を進められるよう、早めに周知を行いましょう。

周知時期は企業によって異なりますが、移転スケジュールや通勤経路の変更などを確認できるよう、余裕を持った情報共有が大切です。

【周知したい内容】

・移転の目的やコンセプト
・移転日
・新住所
・電話番号変更有無
・郵送物対応
・通勤経路変更時の申請方法

社内周知の方法は、事務所・会社の規模や対象者の人数にもよりますが、メール通知やリモート説明会などがあります。

コメント
全社員への周知は、移転先や移転日が確定し、スケジュール変更の可能性が低くなった段階で行うと安心です。後倒しのリスクがない場合は、できるだけ早めに周知したいところです。

社内には住所変更の影響を受ける業務や資料がたくさんあります。プロジェクトに直接関わっていない社員もスムーズな業務開始ができるよう、余裕を持った周知時期を設定したいですね。周知をきっかけに、業務フローや運用方法の見直しが必要になる場合もあるでしょう。

3-2.各種登録情報を確認する

社内システムや各種サービスの登録情報の更新も忘れないようにしましょう。

【確認したい登録先】
・取引先
・顧問先
・発注サービス
・郵送関連サービス
・契約中の各種サービス

取引先や顧問先、各種サービスの担当者に移転日や切替希望日を事前に共有しておくと、スムーズに切り替えを進めやすくなります。

コメント
加入している業界団体や保険関係の住所変更も忘れずに行いましょう。年に数回しかやり取りのない取引先や自動更新となっている契約先は見落としがちです。

3-3.ホームページやWeb情報の変更準備を行う

ホームページやGoogleビジネスプロフィールなど、Web上の住所情報も更新準備を進めます。ホームページ内の住所や連絡先の掲載箇所を確認しましょう。

【確認したい内容】

・会社概要の住所
・電話番号
・アクセスマップ
・Googleビジネスプロフィール

ホームページを外部委託している場合は、修正依頼から反映までに時間がかかる場合もあるため、早めに相談するとよいでしょう。

また、Googleビジネスプロフィールを運用している場合は、住所変更漏れに注意しましょう。管理担当者が不明な場合は、事前に確認しておくと安心です。

3-4.各種書類・印刷物を更新する

移転前の住所が使われている書類や物品・印刷物の更新も忘れずに行いましょう。

【更新する書類・物品・印刷物】

・社判
・印章
・ゴム印
・名刺
・封筒
・伝票
・会社案内
・パンフレット
・新事務所の設備マニュアル

パンフレットや会社案内は、レイアウトの確認などが発生する場合もあるので優先的に進めましょう。社内書式のフォーマットなども、移転前の住所が残らないよう更新しましょう。

また、新事務所の鍵や共用設備の使用ルールがある場合はマニュアル化しておくと、移転直後の社員からの問い合わせ削減につながります。

3-5.新事務所の施主検査を行う

新事務所の施主検査では、計画通りに施工されているか確認しましょう。工事が進むと配線や下地部分など、後から確認しづらくなる箇所もあるため、完了時だけでなく、工事中にも何度か確認しておくと安心です。

レイアウトや設備に問題がないか確認し、不備がある場合は修正を依頼しましょう。内容によっては、修正後に再度確認を行う場合もあります。

【確認したい内容】

・内装仕上がり
・傷、汚れ有無
・コンセント、配線位置
・照明
・空調
・ドア、鍵の動作
・設備不具合有無

引き渡し完了後の修正依頼は、修正内容によって追加料金が発生する場合もあります。トラブルを防ぐためにも、引き渡し前に状態を確認しておきましょう。

4.【事務所移転当日】搬出入とインフラ確認を行う

【移転当日チェックリスト】

□　搬出・搬入の立ち合いを行う

□　インターネット接続・電話発着信・複合機の動作確認を行う

□　ホームページで移転を掲載する

移転当日は、搬出入や各種設備確認など、多くの作業が並行して進みます。トラブルが発生してもすぐ対応できるよう、担当者同士で連携を取りながら対応を進めましょう。

特にインターネットや電話回線は、業務へ大きく影響するため、移転後すぐに動作確認を行うことが大切です。

4-1.搬出・搬入の立ち合いを行う

立ち合いでは、搬出・搬入予定の荷物の確認や、養生前に事務所の状態を確認し、作業に伴う傷がないかを確認しましょう。荷物の破損や紛失がないこともチェックしておきます。

どの荷物をどこへ配置するかも確認し、運び間違えがないよう指示することで、移転後の業務をスムーズに開始できます。

4-2.インターネット接続・電話発着信・複合機の動作確認を行う

インターネットや電話、複合機など、各種OA機器の接続確認も重要です。電話線をつないでいるにもかかわらず電話を受けられない、初期化され営業時間外のアナウンスが流れないなどのトラブルを防ぐことができます。

4-3.ホームページで移転を掲載する

ホームページがある場合、早めに移転のお知らせを掲載しましょう。ホームページの会社情報は社外から確認されることも多いため、事前準備していたものをできるだけ早めに更新できるとよいでしょう。

5.【事務所移転後にやること】原状回復工事・変更手続きを行う

【移転後チェックリスト】

□　原状回復工事後の物件引き渡しを行う

□　適用事業所名称／所在地変更（訂正）届を提出する

□　法人異動届出書（名称は自治体により異なる）を提出する

□　商業・法人登記申請を行う

□　雇用保険事業主事業所各種変更届を提出する

□　給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書を提出する

□　異動届出書を提出する

□　金融機関の住所変更を行う

□　クレジットカード会社の住所変更を行う

□　郵便局へ転居届を提出する

移転後は、現事務所の原状回復工事や物件の引き渡し、各種住所変更・行政手続きなどを進めていきます。

特に行政手続きは提出期限が定められているものもあるため、事前に優先順位を決めて早めに対応しましょう。

5-1.原状回復工事後の物件引き渡しを行う

工事内容によっては工期が延びることもあります。打ち合わせ時に確認したスケジュールから遅れが出ていないか、進捗状況を確認しながら進めましょう。

工事完了後は管理会社やオーナー立ち合いのもと、引き渡し確認を行う場合があります。立ち合い有無や鍵返却方法を確認しておきましょう。

5-2.住所変更・行政手続きを行う

移転後に必要な住所変更や行政手続きを一覧にしました。

提出方法は電子申請や窓口・郵送対応などさまざまです。提出先によって必要書類が異なる場合もあるため、事前に各提出先のホームページを確認しておくとスムーズに進められます。

提出先	書類	期限
移転前所在地の年金事務所	適用事業所名称／所在地変更（訂正）届	移転日から5日以内
移転後所在地の都道府県税事務所	法人異動届出書（名称は自治体により異なる）	移転日から10～15日以内（自治体による）
移転後所在地の法務局	商業・法人登記申請	本店：移転日から2週間以内支店：登記申請不要
移転後所在地の公共職業安定所	雇用保険事業主事業所各種変更届	移転日から10日以内
移転前所在地の税務署	給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書	移転日から1ヶ月以内
移転前所在地の税務署	異動届出書	移転後速やかに
金融機関	登録住所変更	移転後速やかに
クレジットカード会社	登録住所変更	移転後速やかに
郵便局	転居届	登録までに3～7営業日